Da die moderne Arbeitswelt nicht mehr nur stationäre Arbeitsplätze bietet, werden virtuelle Team- und Geschäftsbesprechungen immer beliebter.
Ähnlich wie bei persönlichen Besprechungen müssen auch virtuelle Meetings im Voraus geplant und organisiert werden, um erfolgreich zu sein.
Holen Sie das Beste aus Ihren Online-Meetings heraus!
Die folgenden Tipps helfen dabei, ein virtuelles Meeting interaktiver, produktiver und effektiver zu gestalten.
- Planen Sie wie ein Profi
- Wählen Sie das richtige Werkzeug
- Bereite den Techniker vor
- Seien Sie menschlich
- Alle einbeziehen - Zugänglichkeit verbessern
- Halten Sie die Teilnehmer auf dem Laufenden
1. Planen Sie wie ein Profi
Bei der Zusammenarbeit mit internationalen Partnern und Teams, die möglicherweise aus dem Ausland kommen, werden sich Ihre Arbeitszeiten wahrscheinlich von denen der Partner unterscheiden. Berücksichtigen Sie daher bei der Suche nach einem geeigneten Zeitpunkt für Ihre Besprechung die Zeitzonen. Wenn Sie eine Besprechung in Ihrem Outlook- oder Teams-Kalender einrichten, berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit der Kollegen, um Besprechungskonflikte zu vermeiden.
2. Wählen Sie das richtige Tool
Wenn Sie ein Online-Meeting mit internen und externen Partnern organisieren, empfiehlt es sich, eine beliebte Videokonferenzplattform zu verwenden.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, hier sind einige davon:
- Skype - Ein beliebtes kostenloses Ferngesprächs- und Videotool
- Teams - Ein kostenloser Arbeitsbereich für Zusammenarbeit, Kommunikation und Meetings in Echtzeit
- Zoom - Eine Plattform für Kommunikation und Videokonferenzen, die sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Optionen bietet
- Google Hangouts Meet - Eine Videokonferenz-App, die für jeden mit einem Google-Konto verfügbar ist
- Slack - Eine kostenlose Messaging-App für Unternehmen mit Sprach- und Videoanrufoptionen
3. Bereite den Techniker vor
Es ist ratsam, immer die Internetverbindung zu überprüfen, die Kamera, die Kopfhörer und das Mikrofon zu testen, bevor Sie ein virtuelles Meeting beginnen. Wenn Sie eine Fernbesprechung vom Büro aus leiten, stellen Sie sicher, dass der Projektor oder ein anderes von Ihnen verwendetes Gerät funktioniert. Wenn Sie von zu Hause aus an der Besprechung teilnehmen, empfiehlt es sich, vor der Besprechung einen dezenten Hintergrund einzurichten oder die Sicht hinter Ihnen zu verdecken.
4. Seien Sie menschlich
Virtuelle Präsentationen haben auch eine menschliche Seite. Wenn Sie eine Präsentation halten, sind ein direkter Blick in die Kamera und ein Lächeln sehr effektiv, um das Publikum zu fesseln.
Wenn Sie die Kamera so einstellen, dass Ihr Kopf ein Drittel des Bildschirms einnimmt, wirkt Ihre Präsentation professioneller, und Ihre Handgesten sind auf dem Bildschirm sichtbar. Präsentationen mit visuellen Hilfsmitteln helfen den Teilnehmern, die Präsentation leichter zu verstehen, und machen sie interessanter und anschaulicher. Erwägen Sie also eine Präsentation mit Bildern, die eine visuelle Reaktion hervorrufen, oder mit Daten, die Ihre Botschaft verdeutlichen.
5. Alle einbeziehen - Zugänglichkeit verbessern
Finden Sie Hilfsmittel, die die Zugänglichkeit für gehörlose oder schwerhörige Teilnehmer gewährleisten. Die Live-Untertitelung von Sitzungen und Präsentationen mit einer Sprache-zu-Text-Lösung fördert die Zugänglichkeit und hilft, alle einzubeziehen.
6. Halten Sie die Teilnehmer auf dem Laufenden
Wenn das Online-Meeting zu Ende ist, gibt es noch einiges zu tun. Die effektivste Methode, um sicherzustellen, dass wichtige Details der besprochenen Tagesordnung nicht vergessen werden oder verloren gehen. Das Beste, was Sie tun können, ist, die Diashow zusammen mit den Besprechungsnotizen per E-Mail an die Teilnehmer weiterzuleiten.
Wie lassen sich Besprechungsnotizen am schnellsten erstellen - werden Sie sich fragen. Die effizienteste Art, Besprechungsnotizen zu erstellen, ist die Transkription der Besprechungsaufzeichnung mit einem Spracherkennungsprogramm, wie z. B. der Alrite-Spracherkennungs-App, die innerhalb von Minuten einen äußerst präzisen Text erzeugt.
Pro-Tipp: Sie können die Aufzeichnungsfunktion der Alrite-App verwenden, um persönliche Besprechungen zu transkribieren, und sie auch in Ihre agilen Projektmanagementprozesse einbinden.
Registrieren Sie sich bei der Alrite-Spracherkennungs-App und testen Sie sie kostenlos. Überlassen Sie KI Ihre zeitraubenden Tipparbeiten.
