Allgemein
Informationen zur Datenverarbeitung von Alrite
Wir bitten Sie, die folgenden Informationen zur Datenverarbeitung aufmerksam zu lesen. In diesem Dokument informiert unser Unternehmen die Benutzer der Anwendung „Alrite“ darüber, wie ihre Daten verarbeitet und geschützt werden, sowie über die Rechte der betroffenen Personen.
Wenn Sie unter 18 Jahre alt sind, lesen Sie bitte diese Datenschutzerklärung gemeinsam mit Ihrem gesetzlichen Vertreter und geben Sie Ihre Zustimmung nur mit dessen Einwilligung.
Für Fragen oder Anmerkungen kontaktieren Sie uns bitte über die unten angegebenen Kontaktdaten.
Daten des Unternehmens:
Firmenname: Régens Zrt.
Adresse: 1117 Budapest, Prielle Kornélia utca 19/D
Rufnummer: +36 1 205 3090
Website: www.regens.com
E-Mail: info@regens.com
Kontaktangaben für Fragen der Datenverwaltung:
E-Mail: gdpr@regens.hu
Rufnummer: +36 1 205 3090
Wer sind wir, denen Sie Ihre persönlichen Daten anvertrauen?
Régens Informatikai Zártkörűen Működő Részvénytársaság ist ein in Ungarn eingetragenes Unternehmen mit Hauptsitz und Niederlassung ebenfalls in Ungarn, dessen Kerngeschäft die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Informationstechnologie ist.
Wessen Daten sind Gegenstand der Datenverarbeitung und warum?
Unsere Datenschutzrichtlinie regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, also alle Datenverarbeitungen, bei denen unser Unternehmen Informationen erwirbt, die mit einer natürlichen Person in Verbindung gebracht oder zur Identifizierung einer Person verwendet werden können.
Durch die Nutzung der Alrite-Anwendung gibt es mehrere Wege, auf denen unser Unternehmen personenbezogene Daten erfassen kann.
- Während der Registrierung können wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten erfassen (in der Regel Ihre E-Mail-Adresse und möglicherweise Ihre Telefonnummer).
- Beim Hochladen und Speichern von Materialien kann der Inhalt (Audio- oder Videodateien bzw. die bei der Nutzung der Anwendung erstellte Textversion) selbst personenbezogene Daten enthalten. Diese Materialien werden von Ihnen hochgeladen, und ihr Inhalt wird nicht von Régens Zrt. kontrolliert.
- Wenn Sie uns Feedback oder eine Empfehlung zur Anwendung geben, können wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Arbeitgeber und Ihre Position verarbeiten.
- Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, können wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten.
- Wenn Sie unseren Chatbot-Service (Alrite Assistant) nutzen, kann der Chatbot die in der Konversation bereitgestellten Informationen verarbeiten, einschließlich der in Ihren Nachrichten mitgeteilten personenbezogenen Daten.
- Wenn Sie ein Geschäftskonto haben, kann der Ersteller des Kontos einzelnen Benutzern Unternehmens-Admin– oder Superuser-Rechte zuweisen. Benutzer mit Unternehmens-Admin-Rechten haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten aller Benutzer des gemeinsamen Kontos, einschließlich Namen, E-Mail-Adressen und möglicherweise andere Details wie Unternehmensinformationen oder hochgeladene und verarbeitete Dateien. Diese Admins werden für die Zwecke der Datenverwaltung als gesonderte Datenverantwortliche betrachtet. Ein Superuser hingegen hat keinen Zugriff auf personenbezogene Daten, kann aber hochgeladenes Material innerhalb des Kontos einsehen und verwalten. Bevor Sie diesen Datenschutzhinweis akzeptieren, sollten Sie sich mit Ihrem Unternehmen über die Verantwortlichkeiten von Benutzern mit Unternehmens-Admin– oder Superuser-Rechten im Umgang mit Daten beraten.
- Wenn Sie sich per E-Mail oder über eines unserer Kontaktformulare (auf der Website oder in der Anwendung) an unser Unternehmen wenden, um Informationen oder ein Angebot anzufordern, können wir personenbezogene Daten wie Ihren Namen und Kontaktinformationen (in der Regel eine E-Mail-Adresse und in einigen Fällen eine Telefonnummer) sowie den Gegenstand oder Zweck Ihrer Anfrage erfassen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vorbereitung eines möglichen Vertrags. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Erfüllung Ihrer Anfrage verarbeitet. Daten, die über die Anwendung übermittelt werden, werden nicht gespeichert und nach der Beantwortung gelöscht. Anfragen, die per E-Mail eingehen, werden auf unseren sicheren Servern gespeichert und im Rahmen des jährlichen Datenaudits überprüft und gelöscht, wenn keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
- Wenn Sie einen Fehler melden, der bei der Nutzung der Anwendung aufgetreten ist, und das Datenblatt der Datei, in der der Fehler aufgetreten ist, weitergeben, können wir während des Untersuchungs- oder Lösungsprozesses auf die Daten in der Datei zugreifen. Diese Daten werden ausschließlich für die Dauer der Fehleruntersuchung und zum Zweck der Fehlerbehebung verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen. Wir empfehlen Ihnen, der Kundenbetreuung Einsicht in das Datenblatt der Datei zu gewähren, sobald der Fehler untersucht und behoben wurde.
Alle von uns verarbeiteten Daten stammen direkt von Ihnen.
Welche Vorschriften gelten für die Datenverarbeitung?
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten
- Gesetz Nr. CXII aus dem Jahr 2011 über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Freiheit der Information
- Stellungnahmen der Arbeitsgruppe Nr. 29 der Kommission, des Europäischen Datenschutzausschusses und des nationalen Datenschutzamtes
Welche Grundsätze befolgen wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten?
Unser Unternehmen verarbeitet Daten gemäß den Bestimmungen der DSGVO und nach den folgenden Grundsätzen:
- Rechtmäßigkeit: Wir stellen sicher, dass die Datenverarbeitung auf einer Rechtsgrundlage beruht, wie sie in der Verordnung gefordert wird, d. h. es gibt einen legitimen Grund für die Verarbeitung.
- Fairness: Die Datenverarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und unter Berücksichtigung der Rechte und Interessen der betroffenen Person. Wir verarbeiten Ihre Daten nicht in einer Art und Weise, die irreführend ist oder den Zweck falsch darstellt.
- Transparenz: Alle Phasen der Datenverarbeitung sind nachvollziehbar und offen einsehbar.
- Zweckbindung: Daten werden ausschließlich für den im Voraus festgelegten und der betroffenen Person mitgeteilten Zweck verarbeitet.
- Datenminimierung: Wir erheben nur die Daten, die für den angegebenen Zweck erforderlich sind, und speichern sie nur so lange, wie es aufgrund der rechtlichen Grundlage und des kommunizierten Zwecks notwendig ist.
- Richtigkeit: Wir bemühen uns sicherzustellen, dass die von uns gespeicherten Informationen korrekt sind. Wir gewähren die Rechte auf Berichtigung, Einschränkung und Löschung. Die Genauigkeit des transkribierten und mit Untertiteln versehenen Materials liegt bei ca. 90 % und hängt u. a. von der Qualität der Audioaufnahme (z. B. der Art des verwendeten Mikrofons), den Bedingungen der Aufnahme (z. B. der Stärke der Hintergrundgeräusche), der Klarheit und Verständlichkeit der Sprache im Audio- oder Videomaterial (z. B. Artikulation oder Lautstärke des Sprechers) ab. Unser Unternehmen verändert keine Texte; der Inhalt bleibt so, wie er von der Anwendung verarbeitet und vom Benutzer bearbeitet wurde.
- Speicherbegrenzung: Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist.
- Integrität und Vertraulichkeit: Wir gewähren den Zugang zu Daten nur Personen, die ihn benötigen, um die Dienstleistungen zu erbringen oder den festgelegten Zweck zu erfüllen.
Warum werden meine Daten verarbeitet?
Sie haben unser Unternehmen elektronisch kontaktiert und verwenden die Alrite-Spracherkennungssystemanwendung. Dadurch wird ein Vertrag zwischen Ihnen und unserem Unternehmen über die Nutzung der Anwendung geschlossen. Die Bedingungen dieses Vertrags sind in den Nutzungsbedingungen, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder in einem separaten individuellen Vertrag festgelegt, der mit Ihnen abgeschlossen wurde. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist somit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der DSGVO.
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder uns eine Empfehlung geben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Daher ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) der DSGVO Ihre Einwilligung.
Bitte beachten Sie, dass wir Ihre E-Mail-Adresse nach der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten für ein weiteres Jahr aufbewahren. Dies geschieht im Rahmen des berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der DSGVO, um sicherzustellen, dass unsere kostenlose Version nicht missbraucht wird.
Wie und zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen ausschließlich zu dem Zweck, zu dem sie angegeben wurden. Diese Daten werden ausschließlich zur Kommunikation mit Ihnen, zur Erfüllung Ihrer Anfragen und zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen verwendet. Die Zwecke der Datenverarbeitung umfassen die Nutzung der Anwendung, die Verbesserung der Anwendung basierend auf Ihrem Feedback oder, mit Ihrer Zustimmung, das Versenden von Informationsmaterialien.
Das Engagement unseres Unternehmens für verantwortungsvolle Geschäftsprozesse, Dokumentationsmanagement und Datensicherheit spiegelt sich in unserer Zertifizierung nach ISO 27001 wider, einem der weltweit anerkanntesten Standards für Informationssicherheit. Die Gewährleistung der Sicherheit und Qualität unserer Dienstleistungen hat seit jeher oberste Priorität, und diese Zertifizierung bestätigt, dass unsere Systeme und Prozesse den höchsten internationalen Standards und den besten Praktiken im Datenschutz entsprechen. Unser Unternehmen speichert Daten elektronisch auf einem sicheren Server, der mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet ist. Es werden keine Daten in gedruckter Form gespeichert.
Da der Server, der für die Speicherung verwendet wird, im Besitz der Régens Zrt. ist, kann niemand Unbefugtes auf die Daten zugreifen. Die Sicherheit wird zusätzlich durch die Website der Alrite-Anwendung gewährleistet, die durch das Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) geschützt ist. Dieses Protokoll sichert die Datenintegrität und Vertraulichkeit zwischen dem Computer des Benutzers und der Website. Daten, die über HTTPS gesendet werden, sind durch das Transport Layer Security (TLS)-Protokoll geschützt, das drei wesentliche Schutzschichten bietet:
- Verschlüsselung: Das Protokoll verschlüsselt die übertragenen Daten und schützt sie vor unbefugtem Zugriff.
- Datenintegrität: Das System erkennt unbefugte Änderungen oder Infektionen während der Datenübertragung.
- Authentifizierung: Das Protokoll prüft, ob die Benutzer mit der richtigen Website kommunizieren, und bietet so Schutz vor Man-in-the-Middle-Angriffen (MITM).
Die aus den in den Abo-Paketen verarbeiteten Audio- und Videodateien generierten Texte können von externen Dienstleistern automatisch in andere Sprachen übersetzt werden. Standardmäßig wird die Übersetzung von dem weltweit bekannten und anerkannten DeepL durchgeführt. Sollte DeepL jedoch nicht verfügbar sein oder sollte der Nutzer Inhalte in eine oder aus einer Sprache übersetzen wollen, die von DeepL nicht unterstützt wird (z. B. Serbisch), wird die Übersetzung vom Microsoft Azure Übersetzungsdienst übernommen, der eine vergleichbare Übersetzungsqualität bietet. Wenn Sie die automatische Übersetzungsfunktion nutzen, beachten Sie bitte entweder die Datenschutzrichtlinien von DeepL und die Informationen des Datenverantwortlichen oder die Datenschutzrichtlinien von Microsoft Azure Übersetzer, je nachdem, was auf Sie zutrifft. Diese Richtlinien finden Sie unter den folgenden Links: DeepL Datenschutzrichtlinie und Microsoft Azure Übersetzer Datenschutzinformationen.
Bitte beachten Sie, dass wir Dienstleistungen von Drittanbietern in Anspruch nehmen, um den Text aus Audio- und Videodateien, die im Rahmen von Business-Abonnementpaketen verarbeitet werden, nach Sprechern zu segmentieren und automatisch die Anzahl der verschiedenen Sprecher zu bestimmen, um die Genauigkeit der Ergebnisse unseres Sprecherbestimmungsmodells zu maximieren. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass das übertragene Transkript innerhalb der Europäischen Union verbleibt, so dass die Verarbeitung der Daten dem Datenschutzrecht der Europäischen Union unterliegt. Die Daten werden vorübergehend, jedoch nicht länger als nötig, für Zwecke der Sicherheit, der Betrugs- und Missbrauchsbekämpfung gespeichert. Wenn Sie es vorziehen, Ihr Transkript nicht an Dritte weiterzugeben und lieber auf die Segmentierungsoptimierung verzichten möchten, haben Sie die Möglichkeit, diese Funktion entweder ganz zu deaktivieren oder zu ignorieren oder nur den Optimierungsschritt zu deaktivieren. In diesem Fall erhalten Sie immer noch ein wertvolles Ergebnis, wenn auch eines, das in Bezug auf die Genauigkeit der Sprechersegmentierung nicht so optimiert ist. Bevor Sie die Sprecherbestimmungsfunktion verwenden, sollten Sie die Google Cloud-Datenschutzbestimmungen und die relevanten Informationen über den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, der die Optimierung vornimmt, unter den folgenden Links lesen: Google Datenschutz-Center und Datenschutzhinweise.
Darüber hinaus werden die Funktionen zur Erstellung von Zusammenfassungen und zur Schlagwortextraktion, die nur in den Paketen Plus, Premium und Professional verfügbar sind, vom OpenAI-Dienstleister unterstützt. Die Daten verlassen die Server von Régens Zrt. nur dann, wenn eine vom Benutzer initiierte Interaktion die Schlagwortextraktion oder die Zusammenfassungserstellung auslöst. Sie können die Datenschutzbestimmungen von OpenAI hier lesen: OpenAI Datenschutzrichtlinie.
Die Anwendung nutzt einen externen Dienst, die IP2Location LITE-Datenbank, um Ihren geografischen Standort auf der Grundlage Ihrer IP-Adresse zu ermitteln. Diese Informationen werden für die Zwecke des Vertrags verwendet, um die Währung während des Abonnementprozesses automatisch einzustellen, was es für Sie bequemer macht, da Sie nicht manuell eine Währung auswählen müssen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie noch kein Abonnement abgeschlossen haben. Wenn Sie bereits ein Abonnement abgeschlossen haben, wird standardmäßig die zuletzt verwendete Währung ausgewählt. Weitere Informationen finden Sie in der IP2Location LITE Datenbank.
Bitte beachten Sie, dass Alrite die Möglichkeit bietet, Textversionen in Echtzeit für Live-Veranstaltungen wie Präsentationen, Vorträge, Sendungen und Online-Videos zu erstellen. Für die Betrachter dieser Sendungen, die über die Alrite-Anwendung verarbeitet werden, können die aus dem Live-Audio generierten Transkripte und Untertitel (die personenbezogene Daten enthalten können) über eine öffentliche URL aufgerufen und verfolgt werden. Dies bedeutet, dass das transkribierte und mit Untertitel versehene Material öffentlich zugänglich wird. Wenn Sie nicht der für die Datenverarbeitung Verantwortliche oder der Urheberrechtsinhaber des Originalmaterials sind, überprüfen Sie bitte die Datenschutzrichtlinien des ursprünglichen Inhaltseigentümers, bevor Sie Live-Veranstaltungen, Sendungen oder Online-Videos öffentlich teilen oder verarbeiten. Wenn Sie der rechtmäßige Eigentümer des in Echtzeit verarbeiteten Materials sind, sollten Sie alle erforderlichen Maßnahmen in Übereinstimmung mit diesen Bestimmungen sowie Ihrer eigenen Diskretion und Ihren Präferenzen bei der Datenverwaltung ergreifen.
Bitte lesen Sie die Datenmanagementinformationen der externen Dienstleister sorgfältig durch, da die Régens Zrt. keinen Einfluss auf deren Aktivitäten oder Datenmanagement hat und daher keine Verantwortung dafür übernimmt.
Richtlinien für Speicherung, Zugriff und Löschung von Dateien
Audio- oder Videodateien, die in das System hochgeladen oder über die Anwendung aufgezeichnet wurden, werden zusammen mit den zugehörigen Textdateien nach der im Verarbeitungspaket angegebenen Speicherdauer automatisch gelöscht, es sei denn, der Benutzer löscht sie vorher oder das Alrite-Konto, in dem die Dateien gespeichert sind, wird vorzeitig beendet.
Hochgeladene Audio- und Videodateien sowie die dazugehörigen Textdateien werden je nach dem Paket, in dem sie verarbeitet wurden, für die folgenden Zeiträume gespeichert, wobei die angegebene Speicherdauer unabhängig von späteren Änderungen am Abonnement des Benutzers gültig bleibt, außer in den oben genannten Fällen:
- Starter-Paket: bis zu 7 Tage
- Lite-Paket: bis zu 1 Monat
- Plus- und Prime-Paket: bis zu 6 Monate
- Premium- und Professional-Paket: bis zu 1 Jahr
Bitte beachten Sie, dass Transkriptionen, die mit der Echtzeit-Transkriptions- und Untertitelungsfunktion erstellt wurden, die nur im Professional-Paket verfügbar ist, für einen garantierten Zeitraum von 30 Tagen gespeichert werden, was kürzer ist als die standardmäßige 1-jährige Speicherdauer in diesem Paket.
Chatbot-Gespräche werden für bis zu 1 Jahr auf den Servern des Unternehmens gespeichert, nach dem sie unwiderruflich gelöscht werden.
Sobald eine der oben beschriebenen Löschmethoden ausgeführt wird, werden die Dateien dauerhaft entfernt und sind nicht mehr innerhalb des Alrite-Systems oder der Anwendungsdatenbank zugänglich oder wiederherstellbar.
Bis zum Löschen können nur der hochladende Benutzer oder Mitglieder des zugehörigen Geschäftskontos mit den entsprechenden Rollen und Berechtigungen auf das hochgeladene oder aufgenommene Audio- oder Videomaterial in der Alrite-Anwendung zugreifen, zusammen mit den zugehörigen Textdateien.
Die Benutzer haben das ausschließliche Recht, Audio-, Video- und Textdateien für beliebige Zwecke anzusehen, herunterzuladen und zu nutzen. Diese Dateien können von niemand anderem, einschließlich der aktuellen Administratoren, den Entwicklern der Alrite-Software oder Datenwissenschaftlern, die an der Entwicklung der KI-gestützten Spracherkennungsalgorithmen beteiligt sind, eingesehen werden. Der Zugriff auf diese Dateien ist nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des Benutzers erlaubt, typischerweise zu Wartungs- oder Fehlersuchezwecken.
Darüber hinaus werden die Entwickler diese Dateien nicht nutzen, um die auf Deep Learning basierenden Sprach- und Wortverarbeitungsalgorithmen des Alrite-Systems zu verbessern oder für Entwicklungszwecke zu verwenden. Stattdessen werden andere Verfahren und öffentlich zugängliche Daten verwendet, um solche Verbesserungen vorzunehmen.
Bitte beachten Sie, dass Benutzer, die Zugang zu den Dokumenten haben, die Dateien über eine URL veröffentlichen können, die für jeden zugänglich ist, der den Link kennt. Das bedeutet, dass die Datei(en) auch an Personen weitergegeben werden kann (können), die kein Alrite-Konto besitzen. In diesem Zusammenhang gilt der Benutzer oder das Konto, der/das die Datei weitergibt, als Datenverantwortlicher. Wenn Sie also eine Datei weitergeben, die personenbezogene Daten enthält, achten Sie bitte auf die Einhaltung der entsprechenden Vorschriften zur Datenverwaltung. Bei Geschäftskonten überprüfen Sie bitte auch die internen Anforderungen an die Datenverwaltung, bevor Sie Dateien über das gemeinsame Konto freigeben.
Richtlinie zur Kontokündigung und Datenaufbewahrung
Personenbezogene Daten, die bei der Registrierung angegeben, später bearbeitet oder hinzugefügt oder bei der Einladung zu einem Alrite-Geschäftskonto übermittelt werden, werden in der Datenbank der Anwendung sicher und in Übereinstimmung mit den Branchenstandards gespeichert. Diese Daten werden für die Dauer Ihrer Nutzung der Anwendung aufbewahrt, das heißt so lange das Konto aktiv ist.
Alrite-Konten, die persönliche Daten enthalten, können auf folgende Weise gekündigt werden:
- Automatische Löschung: Alrite-Konten, die das kostenlose Starter-Paket ununterbrochen für einen Zeitraum von einem (1) Jahr – gemessen entweder ab dem Datum der Registrierung oder ab dem Ablauf des letzten bezahlten Abonnements – nutzen, werden automatisch gelöscht. Dies gilt sowohl für persönliche als auch für geschäftliche Konten. Mit der Löschung werden alle zugehörigen Daten, einschließlich der zuvor bearbeiteten Audio- und Videodateien und der dazugehörigen Textvarianten, dauerhaft und unwiederbringlich aus dem System entfernt.
- Vom Benutzer veranlasste Löschung: Sie können Ihr Alrite-Konto jederzeit über den Abschnitt Meine Daten im Profilmenü löschen, indem Sie auf das Mülleimersymbol klicken.
- Wenn Sie der alleinige Benutzer eines Alrite-Kontos sind (entweder als Privatperson oder als Unternehmen), hat das Löschen Ihres Profils die Löschung des gesamten Kontos zur Folge. Alle zugehörigen Daten, einschließlich Audio- und Videodateien und entsprechende Textvarianten, werden zum Zeitpunkt der Kontolöschung dauerhaft gelöscht.
- Wenn Sie Mitglied eines Geschäftskontos mit mehreren Benutzern sind, können Sie nur Ihr eigenes Benutzerprofil löschen und damit Ihren Zugang zum Konto sperren.
- In diesem Fall werden alle Dateien, die Sie zuvor bearbeitet haben und die weiterhin im Konto gespeichert sind, bei Ihrem Ausscheiden nicht gelöscht. Diese Dateien bleiben für andere autorisierte Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen und Rollen zugänglich, bis sie manuell oder automatisch gelöscht werden oder bis das Geschäftskonto selbst beendet wird.
- Innerhalb eines Geschäftskontos mit mehreren Benutzern kann ein Benutzer mit der höchsten Berechtigungsstufe (als Unternehmensadministrator bezeichnet) seinen eigenen Zugang nur löschen, wenn mindestens ein anderer Benutzer ebenfalls die Rolle des Unternehmensadministrators innehat. Ist kein solcher Benutzer vorhanden, muss diese Rolle erst einem anderen Benutzer zugewiesen werden, bevor der ursprüngliche Unternehmensadministrator seinen eigenen Zugang löschen kann.
- Vollständige Löschung des Geschäftskontos: Eine vollständige Löschung eines Geschäftskontos mit mehreren Benutzern kann durch Auswahl des Mülleimersymbols im Abschnitt Unternehmensdaten des Profilmenüs eingeleitet werden. Anders als bei Löschungen, die über den Abschnitt „Meine Daten“ eingeleitet werden, wird bei dieser Aktion nicht nur der Zugang für einen einzelnen Benutzer entfernt, sondern das gesamte Geschäftskonto wird dauerhaft gelöscht – einschließlich aller zugehörigen Benutzerprofile, Audio- und Videodateien und aller entsprechenden Textvarianten, die zuvor bearbeitet wurden und noch im Konto gespeichert sind.
In allen Fällen werden die elektronischen Daten so gelöscht, dass eine Wiederherstellung unmöglich ist. Sollten Sie Probleme mit dem Löschvorgang haben, können Sie uns kontaktieren, um eine manuelle Kontolöschung zu beantragen.
Bitte beachten Sie, dass nach einer Kontolöschung nur die E-Mail-Adressen der Benutzer, die kein Alrite-Konto mehr haben, für einen begrenzten Zeitraum in unserem System gespeichert bleiben. Alle anderen persönlichen Daten werden dauerhaft und unwiederbringlich gelöscht.
E-Mail-Adressen, die bei der Registrierung angegeben werden und mit Alrite-Konten verbunden sind, werden für ein weiteres Jahr nach Ablauf eines kostenlosen Starter-Pakets oder der Löschung des Benutzerkontos aufbewahrt. Diese begrenzte Aufbewahrung beruht auf unserem berechtigten Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO (GDPR) und soll den Missbrauch der kostenlosen Version der Dienstleistung verhindern. Nach Ablauf dieser Frist werden die E-Mail-Adressen dauerhaft gelöscht, so dass eine Wiederherstellung nicht möglich ist.
Was sollte ich über Cookies und andere Protokollierungen wissen?
Régens Zrt. verwendet auf seiner Website Cookies, um Ihr Online-Erlebnis zu verbessern und die Kommunikation zu erleichtern. Das Unternehmen verwendet ein Analyseinstrument namens Google Analytics, dessen Bestimmungen Sie hier finden können: Google Datenschutzrichtlinie
Darüber hinaus kann Ihr Browser bei der Nutzung unserer Anwendungen automatisch Informationen wie die URL der aufgerufenen Webseite und Aktivitätsprotokolle an uns senden, wenn Sie eine Webadresse öffnen oder mit ihr interagieren. Wir können auch Daten über die von Ihnen verwendete Hardware erhalten, einschließlich des Typs, des Betriebssystems, der Einstellungen und der eindeutigen Kennungen. Diese Informationen hängen von den Einstellungen Ihres Geräts ab; daher empfehlen wir Ihnen, die Informationstechnologie- und Sicherheitsrichtlinien Ihres Geräts vor der Nutzung zu überprüfen.
Régens Zrt. verpflichtet sich zur Transparenz in Bezug auf Cookies auf seiner Website und bittet um Ihre Zustimmung zu deren Verwendung. Wir sammeln und speichern keine Daten, die von Cookies stammen, und führen auch keine Profilerstellung oder automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage dieser Informationen durch. Außerdem verwenden wir diese Daten nicht, um individuelle Präferenzen zu ermitteln.
Was sollte ich wissen, wenn ich mich für einen Newsletter-Dienst anmelde?
Régens Zrt. versendet Newsletter, die in der Regel Informationen über ihre Dienstleistungen und Produkte enthalten, nur dann, wenn die betroffenen Personen ihre Zustimmung durch Ankreuzen des entsprechenden Feldes per E-Mail oder online erteilt haben. Am Ende jedes Newsletters werden die Empfänger über ihre Rechte informiert, darunter auch über die Möglichkeit, den Newsletter abzubestellen. Im Falle einer Abmeldung von der Newsletter-Liste löscht unser Unternehmen die Daten der abgemeldeten Person im Zusammenhang mit den Newslettern und wird diese nicht mehr erhalten.
Wie werden die Daten verarbeitet, wenn ich dem Unternehmen eine Empfehlung gebe?
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie Ihre positive Erfahrung in Form einer Empfehlung teilen und uns erlauben, diese zu veröffentlichen. Um die Authentizität sicherzustellen, werden wir Ihren Namen oder den Namen Ihres Unternehmens sowie Ihre Position angeben, sofern Sie uns Ihr Einverständnis per E-Mail oder durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens online gegeben haben. Ihre Empfehlung wird nur auf den von Ihnen angegebenen Plattformen veröffentlicht. Sie wird bis zu Ihrem Widerruf verarbeitet. Wenn Sie Ihr Einverständnis zur Veröffentlichung Ihrer Empfehlung widerrufen möchten, informieren Sie uns bitte per E-Mail unter gdpr@regens.hu. In diesem Fall wird Ihre Empfehlung innerhalb von drei Werktagen gelöscht.
Welche Rechte habe ich in Bezug auf die Verarbeitung meiner Daten?
Recht auf Information
Sie haben das Recht, in verständlicher Form über die Gründe für die Datenverarbeitung, die Art der von uns verarbeiteten Daten und die Dauer der Verarbeitung informiert zu werden. Um Ihnen diese Informationen zu geben, müssen Sie sich ausweisen. Sie können diese Informationen persönlich während der vorher vereinbarten Bürozeiten erhalten oder einen schriftlichen Antrag stellen.
Für einen schriftlichen Antrag beachten Sie bitte Folgendes:
- Zwei Zeugen sind erforderlich, um den Antrag zu validieren.
- Bei elektronischen Anträgen können wir Anfragen akzeptieren, die von Ihrer registrierten E-Mail-Adresse gesendet werden.
Falls keine der beiden Optionen möglich ist, senden Sie bitte einen schriftlichen Antrag, der von zwei Zeugen autorisiert ist, per Post. Wir werden Ihren Antrag innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt kostenlos erfüllen.
Verfügung über die Daten: Recht auf Berichtigung, Recht auf Widerspruch, Recht auf Einschränkung und Löschung, Datenübertragbarkeit
Auf Anfrage des Betroffenen wird Régens Zrt. unverzüglich ungenaue personenbezogene Daten korrigieren oder ergänzen.
Der Betroffene hat das Recht, jederzeit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten aufgrund des öffentlichen Interesses, der Ausführung öffentlicher Dienste oder rechtlicher Interessen zu widersprechen. Der für die Verarbeitung Verantwortliche darf die Daten nur weiterverarbeiten, wenn er nachweist, dass zwingende rechtliche Gründe vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Betroffenen überwiegen, oder wenn sie für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von rechtlichen Ansprüchen erforderlich sind. Wenn der Betroffene der Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung widerspricht, dürfen die Daten für diese Zwecke nicht mehr verarbeitet werden.
Auf Antrag der betroffenen Person schränkt der für die Verarbeitung Verantwortliche die Verarbeitung ein, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die betroffene Person aber anstelle der Löschung eine Einschränkung verlangt, wenn der für die Verarbeitung Verantwortliche keine Rechtsgrundlage mehr für die Verarbeitung hat, die betroffene Person aber die Einschränkung zur Ausübung eines Rechts verlangt, oder während des Zeitraums der Untersuchung, in dem eine Entscheidung über die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund eines Widerspruchs der betroffenen Person erwartet wird. Die betroffene Person wird unterrichtet, wenn die Einschränkung aufgehoben wird.
Wenn Sie nicht wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, können Sie diese aus Ihrem Profil löschen, was zur Löschung des gesamten Kontos führen kann. Bei Widerruf der Einwilligung oder Widerspruch der betroffenen Person wird der für die Verarbeitung Verantwortliche die die betroffene Person betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, es sei denn, die Verarbeitung ist aus einem anderen Rechtsgrund noch erforderlich oder im öffentlichen Interesse gerechtfertigt oder zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Die Daten müssen auch dann gelöscht werden, wenn sie unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn die Löschung gesetzlich vorgeschrieben ist.
Régens Zrt. informiert den Betroffenen über die Berichtigung, Einschränkung oder Löschung der Daten, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder erfordert einen unverhältnismäßigen Aufwand.
Rechtsbehelf
Die betroffene Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Behörde einzureichen:
Nationale Datenschutz- und Informationsfreiheitbehörde
- Rufnummer: +36 1 391 1400
- Adresse: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Im Falle einer Entscheidung oder Untätigkeit der Behörde kann die betroffene Person vor Gericht gehen. Die betroffene Person hat das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.
Kann ein unbefugter Dritter auf meine personenbezogenen Daten zugreifen?
Wenn Ihre Daten von einer unbefugten dritten Partei kompromittiert wurden oder das Risiko besteht, dass sie kompromittiert werden, spricht man von einem Datenleck.
Seit der Gründung unseres Unternehmens gab es keine Vorfälle in Bezug auf den Datenschutz. Es besteht jedoch ein mögliches, wenn auch unwahrscheinliches Risiko, dass ein Vorfall bei unserem Cloud-Service-Anbieter auftritt oder dass der Benutzername und das Passwort eines Mitarbeiters gestohlen werden.
Um solche Vorkommnisse zu verhindern, ergreift Régens Zrt. die folgenden Maßnahmen:
- Der Zugriff auf persönliche Daten ist ausschließlich auf Personen beschränkt, deren Aufgaben dies unbedingt erfordern. Der Zugriff ist durch eindeutige Benutzernamen und Passwörter geschützt.
- Unsere Server und IT-Sicherheitssysteme werden kontinuierlich überwacht. Wir verlangen, dass unsere IT-Dienstleister angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, und wählen sorgfältig vertrauenswürdige Cloud-Service-Anbieter aus.
- Die Mitarbeiter werden über notwendige Datenschutzmaßnahmen informiert und geschult, wie sie ihre Benutzernamen, Passwörter und andere Informationssicherheitsprotokolle ordnungsgemäß schützen können.
Datum: Budapest, 14/07/2021
Aktualisiert: Budapest, 30/12/2024
Nicht-EU-Einzelpersonen
Informationen zur Datenverarbeitung von Alrite
Wir bitten Sie, die folgenden Informationen zur Datenverarbeitung aufmerksam zu lesen. In diesem Dokument informiert unser Unternehmen die Benutzer der Anwendung „Alrite“ darüber, wie ihre Daten verarbeitet und geschützt werden, sowie über die Rechte der betroffenen Personen.
Wenn Sie unter 18 Jahre alt sind, lesen Sie bitte diese Datenschutzerklärung gemeinsam mit Ihrem gesetzlichen Vertreter und geben Sie Ihre Zustimmung nur mit dessen Einwilligung.
Für Fragen oder Anmerkungen kontaktieren Sie uns bitte über die unten angegebenen Kontaktdaten.
Auftragnehmer, als Datenverantwortlicher:
Firmenname: Paddle.com Market Ltd.; Paddle Payments Ltd.; Paddle.com Inc.
Link: https://www.paddle.com/legal/privacy; https://www.paddle.com/legal/gdpr
E-Mail: privacy@paddle.com
Unterauftragnehmer, als Datenverantwortlicher:
Firmenname: Régens Zrt.
Adresse: 1117 Budapest, Prielle Kornélia utca 19/D
Rufnummer: +36 1 205 3090
Website: www.regens.com
E-Mail: info@regens.com
Kontaktangaben für Fragen der Datenverwaltung:
E-Mail: gdpr@regens.hu
Rufnummer: +36 1 205 3090
Website: www.paddle.com/legal/gdpr
Wer sind wir, denen Sie Ihre persönlichen Daten anvertrauen?
Régens Informatikai Zártkörűen Működő Részvénytársaság ist ein in Ungarn eingetragenes Unternehmen mit Hauptsitz und Niederlassung ebenfalls in Ungarn, dessen Kerngeschäft die Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Informationstechnologie ist.
Wessen Daten sind Gegenstand der Datenverarbeitung und warum?
Unsere Datenschutzrichtlinie regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, also alle Datenverarbeitungen, bei denen unser Unternehmen Informationen erwirbt, die mit einer natürlichen Person in Verbindung gebracht oder zur Identifizierung einer Person verwendet werden können.
Durch die Nutzung der Alrite-Anwendung gibt es mehrere Wege, auf denen unser Unternehmen personenbezogene Daten erfassen kann.
- Während der Registrierung können wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten erfassen (in der Regel Ihre E-Mail-Adresse und möglicherweise Ihre Telefonnummer).
- Beim Hochladen und Speichern von Materialien kann der Inhalt (Audio- oder Videodateien bzw. die bei der Nutzung der Anwendung erstellte Textversion) selbst personenbezogene Daten enthalten. Diese Materialien werden von Ihnen hochgeladen, und ihr Inhalt wird nicht von dem Datenverantwortlicher kontrolliert.
- Wenn Sie uns Feedback oder eine Empfehlung zur Anwendung geben, können wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Arbeitgeber und Ihre Position verarbeiten.
- Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, können wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse verarbeiten.
- Wenn Sie unseren Chatbot-Service (Alrite Assistant) nutzen, kann der Chatbot die in der Konversation bereitgestellten Informationen verarbeiten, einschließlich der in Ihren Nachrichten mitgeteilten personenbezogenen Daten.
- Wenn Sie ein Geschäftskonto haben, kann der Ersteller des Kontos einzelnen Benutzern Unternehmens-Admin– oder Superuser-Rechte zuweisen. Benutzer mit Unternehmens-Admin-Rechten haben Zugriff auf die personenbezogenen Daten aller Benutzer des gemeinsamen Kontos, einschließlich Namen, E-Mail-Adressen und möglicherweise andere Details wie Unternehmensinformationen oder hochgeladene und verarbeitete Dateien. Diese Admins werden für die Zwecke der Datenverwaltung als gesonderte Datenverantwortliche betrachtet. Ein Superuser hingegen hat keinen Zugriff auf personenbezogene Daten, kann aber hochgeladenes Material innerhalb des Kontos einsehen und verwalten. Bevor Sie diesen Datenschutzhinweis akzeptieren, sollten Sie sich mit Ihrem Unternehmen über die Verantwortlichkeiten von Benutzern mit Unternehmens-Admin– oder Superuser-Rechten im Umgang mit Daten beraten.
- Wenn Sie sich per E-Mail oder über eines unserer Kontaktformulare (auf der Website oder in der Anwendung) an unser Unternehmen wenden, um Informationen oder ein Angebot anzufordern, können wir personenbezogene Daten wie Ihren Namen und Kontaktinformationen (in der Regel eine E-Mail-Adresse und in einigen Fällen eine Telefonnummer) sowie den Gegenstand oder Zweck Ihrer Anfrage erfassen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Vorbereitung eines möglichen Vertrags. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Erfüllung Ihrer Anfrage verarbeitet. Daten, die über die Anwendung übermittelt werden, werden nicht gespeichert und nach der Beantwortung gelöscht. Anfragen, die per E-Mail eingehen, werden auf unseren sicheren Servern gespeichert und im Rahmen des jährlichen Datenaudits überprüft und gelöscht, wenn keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
- Wenn Sie einen Fehler melden, der bei der Nutzung der Anwendung aufgetreten ist, und das Datenblatt der Datei, in der der Fehler aufgetreten ist, weitergeben, können wir während des Untersuchungs- oder Lösungsprozesses auf die Daten in der Datei zugreifen. Diese Daten werden ausschließlich für die Dauer der Fehleruntersuchung und zum Zweck der Fehlerbehebung verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen. Wir empfehlen Ihnen, der Kundenbetreuung Einsicht in das Datenblatt der Datei zu gewähren, sobald der Fehler untersucht und behoben wurde.
Alle von uns verarbeiteten Daten stammen direkt von Ihnen.
Welche Vorschriften gelten für die Datenverarbeitung?
Gemäß der Sunset-Klausel wenden wir die folgenden Regelungen zur Angemessenheitsentscheidung zwischen der Europäischen Union und Großbritannien an:
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Verkehr solcher Daten
- Gesetz Nr. CXII aus dem Jahr 2011 über das Recht auf informationelle Selbstbestimmung und die Freiheit der Information
- Stellungnahmen der Arbeitsgruppe Nr. 29 der Kommission, des Europäischen Datenschutzausschusses und des nationalen Datenschutzamtes
Welche Grundsätze befolgen wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten?
Unser Unternehmen verarbeitet Daten gemäß den Bestimmungen der DSGVO und nach den folgenden Grundsätzen:
- Rechtmäßigkeit: Wir stellen sicher, dass die Datenverarbeitung auf einer Rechtsgrundlage beruht, wie sie in der Verordnung gefordert wird, d. h. es gibt einen legitimen Grund für die Verarbeitung.
- Fairness: Die Datenverarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und unter Berücksichtigung der Rechte und Interessen der betroffenen Person. Wir verarbeiten Ihre Daten nicht in einer Art und Weise, die irreführend ist oder den Zweck falsch darstellt.
- Transparenz: Alle Phasen der Datenverarbeitung sind nachvollziehbar und offen einsehbar.
- Zweckbindung: Daten werden ausschließlich für den im Voraus festgelegten und der betroffenen Person mitgeteilten Zweck verarbeitet.
- Datenminimierung: Wir erheben nur die Daten, die für den angegebenen Zweck erforderlich sind, und speichern sie nur so lange, wie es aufgrund der rechtlichen Grundlage und des kommunizierten Zwecks notwendig ist.
- Richtigkeit: Wir bemühen uns sicherzustellen, dass die von uns gespeicherten Informationen korrekt sind. Wir gewähren die Rechte auf Berichtigung, Einschränkung und Löschung. Die Genauigkeit des transkribierten und mit Untertiteln versehenen Materials liegt bei ca. 90 % und hängt u. a. von der Qualität der Audioaufnahme (z. B. der Art des verwendeten Mikrofons), den Bedingungen der Aufnahme (z. B. der Stärke der Hintergrundgeräusche), der Klarheit und Verständlichkeit der Sprache im Audio- oder Videomaterial (z. B. Artikulation oder Lautstärke des Sprechers) ab. Unser Unternehmen verändert keine Texte; der Inhalt bleibt so, wie er von der Anwendung verarbeitet und vom Benutzer bearbeitet wurde.
- Speicherbegrenzung: Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es zur Erreichung des Zwecks erforderlich ist.
- Integrität und Vertraulichkeit: Wir gewähren den Zugang zu Daten nur Personen, die ihn benötigen, um die Dienstleistungen zu erbringen oder den festgelegten Zweck zu erfüllen.
Warum werden meine Daten verarbeitet?
Sie haben unser Unternehmen elektronisch kontaktiert und verwenden die Alrite-Spracherkennungssystemanwendung. Dadurch wird ein Vertrag zwischen Ihnen und unserem Unternehmen über die Nutzung der Anwendung geschlossen. Die Bedingungen dieses Vertrags sind in den Nutzungsbedingungen, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder in einem separaten individuellen Vertrag festgelegt, der mit Ihnen abgeschlossen wurde. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist somit Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der DSGVO.
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder uns eine Empfehlung geben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Daher ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) der DSGVO Ihre Einwilligung.
Bitte beachten Sie, dass wir Ihre E-Mail-Adresse nach der Löschung Ihrer personenbezogenen Daten für ein weiteres Jahr aufbewahren. Dies geschieht im Rahmen des berechtigten Interesses gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) der DSGVO, um sicherzustellen, dass unsere kostenlose Version nicht missbraucht wird.
Wie und zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen ausschließlich zu dem Zweck, zu dem sie angegeben wurden. Diese Daten werden ausschließlich zur Kommunikation mit Ihnen, zur Erfüllung Ihrer Anfragen und zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen verwendet. Die Zwecke der Datenverarbeitung umfassen die Nutzung der Anwendung, die Verbesserung der Anwendung basierend auf Ihrem Feedback oder, mit Ihrer Zustimmung, das Versenden von Informationsmaterialien.
Das Engagement unseres Unternehmens für verantwortungsvolle Geschäftsprozesse, Dokumentationsmanagement und Datensicherheit spiegelt sich in unserer Zertifizierung nach ISO 27001 wider, einem der weltweit anerkanntesten Standards für Informationssicherheit. Die Gewährleistung der Sicherheit und Qualität unserer Dienstleistungen hat seit jeher oberste Priorität, und diese Zertifizierung bestätigt, dass unsere Systeme und Prozesse den höchsten internationalen Standards und den besten Praktiken im Datenschutz entsprechen. Unser Unternehmen speichert Daten elektronisch auf einem sicheren Server, der mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet ist. Es werden keine Daten in gedruckter Form gespeichert.
Da der Server, auf dem die Daten gespeichert werden, im Besitz unseres Unterauftragnehmers Régens Zrt. ist, können keine unbefugten Personen auf die Daten zugreifen. Die Sicherheit wird zusätzlich durch die Website der Alrite-Anwendung gewährleistet, die durch das Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) geschützt ist. Dieses Protokoll sichert die Datenintegrität und Vertraulichkeit zwischen dem Computer des Benutzers und der Website. Daten, die über HTTPS gesendet werden, sind durch das Transport Layer Security (TLS)-Protokoll geschützt, das drei wesentliche Schutzschichten bietet:
- Verschlüsselung: Das Protokoll verschlüsselt die übertragenen Daten und schützt sie vor unbefugtem Zugriff.
- Datenintegrität: Das System erkennt unbefugte Änderungen oder Infektionen während der Datenübertragung.
- Authentifizierung: Das Protokoll prüft, ob die Benutzer mit der richtigen Website kommunizieren, und bietet so Schutz vor Man-in-the-Middle-Angriffen (MITM).
Die aus den in den Abo-Paketen verarbeiteten Audio- und Videodateien generierten Texte können von externen Dienstleistern automatisch in andere Sprachen übersetzt werden. Standardmäßig wird die Übersetzung von dem weltweit bekannten und anerkannten DeepL durchgeführt. Sollte DeepL jedoch nicht verfügbar sein oder sollte der Nutzer Inhalte in eine oder aus einer Sprache übersetzen wollen, die von DeepL nicht unterstützt wird (z. B. Serbisch), wird die Übersetzung vom Microsoft Azure Übersetzungsdienst übernommen, der eine vergleichbare Übersetzungsqualität bietet. Wenn Sie die automatische Übersetzungsfunktion nutzen, beachten Sie bitte entweder die Datenschutzrichtlinien von DeepL und die Informationen des Datenverantwortlichen oder die Datenschutzrichtlinien von Microsoft Azure Übersetzer, je nachdem, was auf Sie zutrifft. Diese Richtlinien finden Sie unter den folgenden Links: DeepL Datenschutzrichtlinie und Microsoft Azure Übersetzer Datenschutzinformationen.
Darüber hinaus werden die Funktionen zur Erstellung von Zusammenfassungen und zur Schlagwortextraktion, die nur in den Paketen Plus, Premium und Professional verfügbar sind, vom OpenAI-Dienstleister unterstützt. Die Daten verlassen die Server von Régens Zrt. nur dann, wenn eine vom Benutzer initiierte Interaktion die Schlagwortextraktion oder die Zusammenfassungserstellung auslöst. Sie können die Datenschutzbestimmungen von OpenAI hier lesen: OpenAI Datenschutzrichtlinie.
Die Anwendung nutzt einen externen Dienst, die IP2Location LITE-Datenbank, um Ihren geografischen Standort auf der Grundlage Ihrer IP-Adresse zu ermitteln. Diese Informationen werden für die Zwecke des Vertrags verwendet, um die Währung während des Abonnementprozesses automatisch einzustellen, was es für Sie bequemer macht, da Sie nicht manuell eine Währung auswählen müssen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie noch kein Abonnement abgeschlossen haben. Wenn Sie bereits ein Abonnement abgeschlossen haben, wird standardmäßig die zuletzt verwendete Währung ausgewählt. Weitere Informationen finden Sie in der IP2Location LITE Datenbank.
Bitte beachten Sie, dass Alrite die Möglichkeit bietet, Textversionen in Echtzeit für Live-Veranstaltungen wie Präsentationen, Vorträge, Sendungen und Online-Videos zu erstellen. Für die Betrachter dieser Sendungen, die über die Alrite-Anwendung verarbeitet werden, können die aus dem Live-Audio generierten Transkripte und Untertitel (die personenbezogene Daten enthalten können) über eine öffentliche URL aufgerufen und verfolgt werden. Dies bedeutet, dass das transkribierte und mit Untertitel versehene Material öffentlich zugänglich wird. Wenn Sie nicht der für die Datenverarbeitung Verantwortliche oder der Urheberrechtsinhaber des Originalmaterials sind, überprüfen Sie bitte die Datenschutzrichtlinien des ursprünglichen Inhaltseigentümers, bevor Sie Live-Veranstaltungen, Sendungen oder Online-Videos öffentlich teilen oder verarbeiten. Wenn Sie der rechtmäßige Eigentümer des in Echtzeit verarbeiteten Materials sind, sollten Sie alle erforderlichen Maßnahmen in Übereinstimmung mit diesen Bestimmungen sowie Ihrer eigenen Diskretion und Ihren Präferenzen bei der Datenverwaltung ergreifen.
Bitte lesen Sie die Datenmanagementinformationen der externen Dienstleister sorgfältig durch, da die Régens Zrt. keinen Einfluss auf deren Aktivitäten oder Datenmanagement hat und daher keine Verantwortung dafür übernimmt.
Richtlinien für Speicherung, Zugriff und Löschung von Dateien
Audio- oder Videodateien, die in das System hochgeladen oder über die Anwendung aufgezeichnet wurden, werden zusammen mit den zugehörigen Textdateien nach der im Verarbeitungspaket angegebenen Speicherdauer automatisch gelöscht, es sei denn, der Benutzer löscht sie vorher oder das Alrite-Konto, in dem die Dateien gespeichert sind, wird vorzeitig beendet.
Hochgeladene Audio- und Videodateien sowie die dazugehörigen Textdateien werden je nach dem Paket, in dem sie verarbeitet wurden, für die folgenden Zeiträume gespeichert, wobei die angegebene Speicherdauer unabhängig von späteren Änderungen am Abonnement des Benutzers gültig bleibt, außer in den oben genannten Fällen:
- Starter-Paket: bis zu 7 Tage
- Lite-Paket: bis zu 1 Monat
- Plus- und Prime-Paket: bis zu 6 Monate
- Premium- und Professional-Paket: bis zu 1 Jahr
Bitte beachten Sie, dass Transkriptionen, die mit der Echtzeit-Transkriptions- und Untertitelungsfunktion erstellt wurden, die nur im Professional-Paket verfügbar ist, für einen garantierten Zeitraum von 30 Tagen gespeichert werden, was kürzer ist als die standardmäßige 1-jährige Speicherdauer in diesem Paket.
Chatbot-Gespräche werden für bis zu 1 Jahr auf den Servern des Unternehmens gespeichert, nach dem sie unwiderruflich gelöscht werden.
Sobald eine der oben beschriebenen Löschmethoden ausgeführt wird, werden die Dateien dauerhaft entfernt und sind nicht mehr innerhalb des Alrite-Systems oder der Anwendungsdatenbank zugänglich oder wiederherstellbar.
Bis zum Löschen können nur der hochladende Benutzer oder Mitglieder des zugehörigen Geschäftskontos mit den entsprechenden Rollen und Berechtigungen auf das hochgeladene oder aufgenommene Audio- oder Videomaterial in der Alrite-Anwendung zugreifen, zusammen mit den zugehörigen Textdateien.
Die Benutzer haben das ausschließliche Recht, Audio-, Video- und Textdateien für beliebige Zwecke anzusehen, herunterzuladen und zu nutzen. Diese Dateien können von niemand anderem, einschließlich der aktuellen Administratoren, den Entwicklern der Alrite-Software oder Datenwissenschaftlern, die an der Entwicklung der KI-gestützten Spracherkennungsalgorithmen beteiligt sind, eingesehen werden. Der Zugriff auf diese Dateien ist nur mit der ausdrücklichen Zustimmung des Benutzers erlaubt, typischerweise zu Wartungs- oder Fehlersuchezwecken.
Darüber hinaus werden die Entwickler diese Dateien nicht nutzen, um die auf Deep Learning basierenden Sprach- und Wortverarbeitungsalgorithmen des Alrite-Systems zu verbessern oder für Entwicklungszwecke zu verwenden. Stattdessen werden andere Verfahren und öffentlich zugängliche Daten verwendet, um solche Verbesserungen vorzunehmen.
Bitte beachten Sie, dass Benutzer, die Zugang zu den Dokumenten haben, die Dateien über eine URL veröffentlichen können, die für jeden zugänglich ist, der den Link kennt. Das bedeutet, dass die Datei(en) auch an Personen weitergegeben werden kann (können), die kein Alrite-Konto besitzen. In diesem Zusammenhang gilt der Benutzer oder das Konto, der/das die Datei weitergibt, als Datenverantwortlicher. Wenn Sie also eine Datei weitergeben, die personenbezogene Daten enthält, achten Sie bitte auf die Einhaltung der entsprechenden Vorschriften zur Datenverwaltung. Bei Geschäftskonten überprüfen Sie bitte auch die internen Anforderungen an die Datenverwaltung, bevor Sie Dateien über das gemeinsame Konto freigeben.
Richtlinie zur Kontokündigung und Datenaufbewahrung
Personenbezogene Daten, die bei der Registrierung angegeben, später bearbeitet oder hinzugefügt oder bei der Einladung zu einem Alrite-Geschäftskonto übermittelt werden, werden in der Datenbank der Anwendung sicher und in Übereinstimmung mit den Branchenstandards gespeichert. Diese Daten werden für die Dauer Ihrer Nutzung der Anwendung aufbewahrt, das heißt so lange das Konto aktiv ist.
Alrite-Konten, die persönliche Daten enthalten, können auf folgende Weise gekündigt werden:
- Automatische Löschung: Alrite-Konten, die das kostenlose Starter-Paket ununterbrochen für einen Zeitraum von einem (1) Jahr – gemessen entweder ab dem Datum der Registrierung oder ab dem Ablauf des letzten bezahlten Abonnements – nutzen, werden automatisch gelöscht. Dies gilt sowohl für persönliche als auch für geschäftliche Konten. Mit der Löschung werden alle zugehörigen Daten, einschließlich der zuvor bearbeiteten Audio- und Videodateien und der dazugehörigen Textvarianten, dauerhaft und unwiederbringlich aus dem System entfernt.
- Vom Benutzer veranlasste Löschung: Sie können Ihr Alrite-Konto jederzeit über den Abschnitt Meine Daten im Profilmenü löschen, indem Sie auf das Mülleimersymbol klicken.
- Wenn Sie der alleinige Benutzer eines Alrite-Kontos sind (entweder als Privatperson oder als Unternehmen), hat das Löschen Ihres Profils die Löschung des gesamten Kontos zur Folge. Alle zugehörigen Daten, einschließlich Audio- und Videodateien und entsprechende Textvarianten, werden zum Zeitpunkt der Kontolöschung dauerhaft gelöscht.
- Wenn Sie Mitglied eines Geschäftskontos mit mehreren Benutzern sind, können Sie nur Ihr eigenes Benutzerprofil löschen und damit Ihren Zugang zum Konto sperren.
- In diesem Fall werden alle Dateien, die Sie zuvor bearbeitet haben und die weiterhin im Konto gespeichert sind, bei Ihrem Ausscheiden nicht gelöscht. Diese Dateien bleiben für andere autorisierte Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen und Rollen zugänglich, bis sie manuell oder automatisch gelöscht werden oder bis das Geschäftskonto selbst beendet wird.
- Innerhalb eines Geschäftskontos mit mehreren Benutzern kann ein Benutzer mit der höchsten Berechtigungsstufe (als Unternehmensadministrator bezeichnet) seinen eigenen Zugang nur löschen, wenn mindestens ein anderer Benutzer ebenfalls die Rolle des Unternehmensadministrators innehat. Ist kein solcher Benutzer vorhanden, muss diese Rolle erst einem anderen Benutzer zugewiesen werden, bevor der ursprüngliche Unternehmensadministrator seinen eigenen Zugang löschen kann.
- Vollständige Löschung des Geschäftskontos: Eine vollständige Löschung eines Geschäftskontos mit mehreren Benutzern kann durch Auswahl des Mülleimersymbols im Abschnitt Unternehmensdaten des Profilmenüs eingeleitet werden. Anders als bei Löschungen, die über den Abschnitt „Meine Daten“ eingeleitet werden, wird bei dieser Aktion nicht nur der Zugang für einen einzelnen Benutzer entfernt, sondern das gesamte Geschäftskonto wird dauerhaft gelöscht – einschließlich aller zugehörigen Benutzerprofile, Audio- und Videodateien und aller entsprechenden Textvarianten, die zuvor bearbeitet wurden und noch im Konto gespeichert sind.
In allen Fällen werden die elektronischen Daten so gelöscht, dass eine Wiederherstellung unmöglich ist. Sollten Sie Probleme mit dem Löschvorgang haben, können Sie uns kontaktieren, um eine manuelle Kontolöschung zu beantragen.
Bitte beachten Sie, dass nach einer Kontolöschung nur die E-Mail-Adressen der Benutzer, die kein Alrite-Konto mehr haben, für einen begrenzten Zeitraum in unserem System gespeichert bleiben. Alle anderen persönlichen Daten werden dauerhaft und unwiederbringlich gelöscht.
E-Mail-Adressen, die bei der Registrierung angegeben werden und mit Alrite-Konten verbunden sind, werden für ein weiteres Jahr nach Ablauf eines kostenlosen Starter-Pakets oder der Löschung des Benutzerkontos aufbewahrt. Diese begrenzte Aufbewahrung beruht auf unserem berechtigten Interesse gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO (GDPR) und soll den Missbrauch der kostenlosen Version der Dienstleistung verhindern. Nach Ablauf dieser Frist werden die E-Mail-Adressen dauerhaft gelöscht, so dass eine Wiederherstellung nicht möglich ist.
Was sollte ich über Cookies und andere Protokollierungen wissen?
Der Datenverantwortlicher setzt auf seiner Website Cookies ein, um Ihre Online-Erfahrung zu verbessern und die Kommunikation zu erleichtern. Das Unternehmen verwendet ein Analyseinstrument namens Google Analytics, dessen Bestimmungen Sie hier finden können: Google Datenschutzrichtlinie
Darüber hinaus kann Ihr Browser bei der Nutzung unserer Anwendungen automatisch Informationen wie die URL der aufgerufenen Webseite und Aktivitätsprotokolle an uns senden, wenn Sie eine Webadresse öffnen oder mit ihr interagieren. Wir können auch Daten über die von Ihnen verwendete Hardware erhalten, einschließlich des Typs, des Betriebssystems, der Einstellungen und der eindeutigen Kennungen. Diese Informationen hängen von den Einstellungen Ihres Geräts ab; daher empfehlen wir Ihnen, die Informationstechnologie- und Sicherheitsrichtlinien Ihres Geräts vor der Nutzung zu überprüfen.
Régens Zrt. verpflichtet sich zur Transparenz in Bezug auf Cookies auf seiner Website und bittet um Ihre Zustimmung zu deren Verwendung. Wir sammeln und speichern keine Daten, die von Cookies stammen, und führen auch keine Profilerstellung oder automatisierte Entscheidungsfindung auf der Grundlage dieser Informationen durch. Außerdem verwenden wir diese Daten nicht, um individuelle Präferenzen zu ermitteln.
Was sollte ich wissen, wenn ich mich für einen Newsletter-Dienst anmelde?
Régens Zrt. versendet Newsletter, die in der Regel Informationen über ihre Dienstleistungen und Produkte enthalten, nur dann, wenn die betroffenen Personen ihre Zustimmung durch Ankreuzen des entsprechenden Feldes per E-Mail oder online erteilt haben. Am Ende jedes Newsletters werden die Empfänger über ihre Rechte informiert, darunter auch über die Möglichkeit, den Newsletter abzubestellen. Im Falle einer Abmeldung von der Newsletter-Liste löscht unser Unternehmen die Daten der abgemeldeten Person im Zusammenhang mit den Newslettern und wird diese nicht mehr erhalten.
Wie werden die Daten verarbeitet, wenn ich dem Unternehmen eine Empfehlung gebe?
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie Ihre positive Erfahrung in Form einer Empfehlung teilen und uns erlauben, diese zu veröffentlichen. Um die Authentizität sicherzustellen, werden wir Ihren Namen oder den Namen Ihres Unternehmens sowie Ihre Position angeben, sofern Sie uns Ihr Einverständnis per E-Mail oder durch Ankreuzen des entsprechenden Kästchens online gegeben haben. Ihre Empfehlung wird nur auf den von Ihnen angegebenen Plattformen veröffentlicht. Sie wird bis zu Ihrem Widerruf verarbeitet. Wenn Sie Ihr Einverständnis zur Veröffentlichung Ihrer Empfehlung widerrufen möchten, informieren Sie uns bitte per E-Mail unter gdpr@regens.hu. In diesem Fall wird Ihre Empfehlung innerhalb von drei Werktagen gelöscht.
Welche Rechte habe ich in Bezug auf die Verarbeitung meiner Daten?
Recht auf Information
Sie haben das Recht, in verständlicher Form über die Gründe für die Datenverarbeitung, die Art der von uns verarbeiteten Daten und die Dauer der Verarbeitung informiert zu werden. Um Ihnen diese Informationen zu geben, müssen Sie sich ausweisen. Sie können diese Informationen persönlich während der vorher vereinbarten Bürozeiten erhalten oder einen schriftlichen Antrag stellen.
Für einen schriftlichen Antrag beachten Sie bitte Folgendes:
- Zwei Zeugen sind erforderlich, um den Antrag zu validieren.
- Bei elektronischen Anträgen können wir Anfragen akzeptieren, die von Ihrer registrierten E-Mail-Adresse gesendet werden.
Falls keine der beiden Optionen möglich ist, senden Sie bitte einen schriftlichen Antrag, der von zwei Zeugen autorisiert ist, per Post. Wir werden Ihren Antrag innerhalb von 15 Tagen nach Erhalt kostenlos erfüllen.
Verfügung über die Daten: Recht auf Berichtigung, Recht auf Widerspruch, Recht auf Einschränkung und Löschung, Datenübertragbarkeit
Auf Verlangen der betroffenen Person wird unser Unterauftragnehmer Régens Zrt. die unrichtigen personenbezogenen Daten unverzüglich berichtigen oder ergänzen.
Der Betroffene hat das Recht, jederzeit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten aufgrund des öffentlichen Interesses, der Ausführung öffentlicher Dienste oder rechtlicher Interessen zu widersprechen. Der für die Verarbeitung Verantwortliche darf die Daten nur weiterverarbeiten, wenn er nachweist, dass zwingende rechtliche Gründe vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten des Betroffenen überwiegen, oder wenn sie für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von rechtlichen Ansprüchen erforderlich sind. Wenn der Betroffene der Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung widerspricht, dürfen die Daten für diese Zwecke nicht mehr verarbeitet werden.
Auf Antrag der betroffenen Person schränkt der für die Verarbeitung Verantwortliche die Verarbeitung ein, wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird, wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, die betroffene Person aber anstelle der Löschung eine Einschränkung verlangt, wenn der für die Verarbeitung Verantwortliche keine Rechtsgrundlage mehr für die Verarbeitung hat, die betroffene Person aber die Einschränkung zur Ausübung eines Rechts verlangt, oder während des Zeitraums der Untersuchung, in dem eine Entscheidung über die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund eines Widerspruchs der betroffenen Person erwartet wird. Die betroffene Person wird unterrichtet, wenn die Einschränkung aufgehoben wird.
Wenn Sie nicht wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, können Sie diese aus Ihrem Profil löschen, was zur Löschung des gesamten Kontos führen kann. Bei Widerruf der Einwilligung oder Widerspruch der betroffenen Person wird der für die Verarbeitung Verantwortliche die die betroffene Person betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich löschen, es sei denn, die Verarbeitung ist aus einem anderen Rechtsgrund noch erforderlich oder im öffentlichen Interesse gerechtfertigt oder zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Die Daten müssen auch dann gelöscht werden, wenn sie unrechtmäßig verarbeitet wurden oder wenn die Löschung gesetzlich vorgeschrieben ist.
Régens Zrt. informiert den Betroffenen über die Berichtigung, Einschränkung oder Löschung der Daten, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder erfordert einen unverhältnismäßigen Aufwand.
Rechtsbehelf
Die betroffene Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Behörde einzureichen:
Für den Datenverantwortlicher: Nationale Datenschutz- und Informationsfreiheitbehörde
Im Falle einer Entscheidung oder Untätigkeit der Behörde kann die betroffene Person vor Gericht gehen. Die betroffene Person hat das Recht, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet werden.
Kann ein unbefugter Dritter auf meine personenbezogenen Daten zugreifen?
Wenn Ihre Daten von einer unbefugten dritten Partei kompromittiert wurden oder das Risiko besteht, dass sie kompromittiert werden, spricht man von einem Datenleck.
Seit der Gründung unseres Unternehmens gab es keine Vorfälle in Bezug auf den Datenschutz. Es besteht jedoch ein mögliches, wenn auch unwahrscheinliches Risiko, dass ein Vorfall bei unserem Cloud-Service-Anbieter auftritt oder dass der Benutzername und das Passwort eines Mitarbeiters gestohlen werden.
Um dies zu verhindern, ergreifen der Datenverantwortlicher und sein Unterauftragnehmer Régens Zrt. folgende Maßnahmen:
- Der Zugriff auf persönliche Daten ist ausschließlich auf Personen beschränkt, deren Aufgaben dies unbedingt erfordern. Der Zugriff ist durch eindeutige Benutzernamen und Passwörter geschützt.
- Unsere Server und IT-Sicherheitssysteme werden kontinuierlich überwacht. Wir verlangen, dass unsere IT-Dienstleister angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, und wählen sorgfältig vertrauenswürdige Cloud-Service-Anbieter aus.
- Die Mitarbeiter werden über notwendige Datenschutzmaßnahmen informiert und geschult, wie sie ihre Benutzernamen, Passwörter und andere Informationssicherheitsprotokolle ordnungsgemäß schützen können.
Datum: Budapest, 14/07/2021
Aktualisiert: Budapest, 22/11/2024
UK-spezifisch
Information about data processing of Alrite
We kindly request that you carefully read the following information on data processing. In this document, our company informs users of the ‘Alrite’ application about how their data is processed and protected, as well as the rights of data subjects.
If you are under the age of 18, please review this privacy policy with your legal guardian and provide your consent only with their approval.
If you have any questions or comments, please contact us using the information provided below.
Company data:
Company name: Regens Web Solutions Ltd.
Address: 55 Loudoun Road, St John’s Wood, London, NW8 0DL
Phone number: +36 1 205 3090
Website: www.regens.co.uk
Email: info@regens.com
Subcontractor:
Company name: Régens Zrt.
Address: 1117 Budapest, Prielle Kornélia utca 19/D
Phone number: +36 1 205 3090
Website: www.regens.com
Email: info@regens.com
Contact details for data management matters:
Email: gdpr@regens.hu
Phone number: +36 1 205 3090
Data processor as subcontractor in fulfilling the service:
See Subcontractor.
Who are we to whom you entrust your personal data?
Regens Web Solutions Ltd. is a company registered in England, with its headquarters also located in England, primarily providing information technology services as its core business.
Whose data are subject of data processing and why?
Our data processing policy governs the handling of personal data, specifically any data processing in which our company acquires information that can be linked to or used to identify an individual.
Through the use of the Alrite application, there are several ways in which our company may acquire personal data.
- During registration, we may collect your name and contact information (typically your email address and possibly your phone number).
- When uploading and storing materials, the content itself (audio or video files, or the text version created during the use of the application) may contain personal data. These materials are uploaded by you, and their content is not controlled by Régens Web Solutions Ltd.
- If you provide feedback or a recommendation regarding the application, we may process your name, email address, employer, and job title.
- If you subscribe to our newsletter, we may process your name and email address.
- If you use our chatbot service (Alrite Assistant), the chatbot may process the information provided in the conversation, including any personal data shared in your messages.
- If you have a business account, the creator of the account may assign company admin or superuser privileges to individual users. Users with company admin rights will have access to the personal data of all users under the joint account, including names, email addresses, and possibly other details such as company information or uploaded and processed files. These admins are considered separate data controllers for data management purposes. A superuser, however, does not have access to personal data, but can view and manage uploaded materials within the account. Before accepting this privacy notice, please consult with your company regarding the data handling responsibilities of users with company admin or superuser rights.
- If you contact our company via email or through one of our contact forms (whether on the website or within the application) to request information or a quote, we may collect personal data such as your name and contact information (typically an email address and, in some cases, a phone number), as well as the subject or purpose of your request. The legal basis for this processing is the preparation of a potential contract. The data will be processed solely for the purpose of fulfilling your request. Data submitted through the application will not be stored and will be deleted once we have responded. Inquiries received via email are stored on our secure servers and reviewed during the annual data audit, at which point they will be deleted if no further legal basis for their processing exists.
- If you report an error encountered while using the application and share the data sheet of the file on which the error occurred, we may access the data within the file during the investigation or resolution process. This data will be processed exclusively for the duration of the error investigation and for the purpose of correcting the error. The legal basis for this processing is the performance of the contract with you. We recommend that you evoke access to the file’s data sheet from customer support team once the error has been investigated and resolved.
All data we process is provided directly by you.
Which regulations govern the data processing?
According to the sunset clause in the adequacy decision between the European Union and United Kingdom we apply the following regulations:
- Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation)
- UK-GDPR: Data Protection Regulation Act 2018
- Act CXII of 2011 on the Right of Informational Self-Determination and on Freedom of Information
- Positions of the Commission’s Working Party 29, the European Data Protection Board and the European Data Protection Supervisor (EDPS)
What principles do we follow when processing your data?
Our company processes data in accordance with GDPR regulations and the following principles:
- Lawfulness: We ensure that data processing has a legal basis as required by the regulation, meaning there is a legitimate reason for processing.
- Fairness: Data processing is carried out in compliance with legal requirements and with respect to the rights and interests of the data subject. We do not process data in a way that misleads or misrepresents its purpose.
- Transparency: All stages of data processing are traceable and open for review.
- Purpose Limitation: Data is processed solely for the specific purpose that has been determined and communicated to the data subject in advance.
- Data Minimalization: We collect only the data necessary for the specified purpose, and retain it only for as long as is needed based on the legal basis and purpose communicated to the data subject.
- Accuracy: We strive to ensure that the information we store is accurate. We provide rights for correction, restriction, and deletion. The accuracy of the transcribed and captioned material is approximately 90%, depending on the quality of the audio recording (e.g., the type of microphone used), the conditions of the recording (e.g. the amount of background noise), the clarity and intelligibility of the speech in the audio or video material (e.g. articulation or the speaker’s volume), among other factors. Our company does not alter texts; the content remains as processed by the application and edited by the user.
- Storage Limitation: Data is retained only for the time necessary to fulfill its purpose.
- Integrity and Confidentiality: We restrict access to data to individuals who require it to perform services or fulfill the specified purpose.
Why is my data processed?
You have contacted our company electronically and are using the Alrite speech recognition system application. By doing so, a contract is established between you and our company for the use of the application. The terms of this contract are outlined in the terms of use, general terms and conditions, or in a separate individual agreement concluded with you. As such, the legal basis for data processing is Article 6 (1) b) of the GDPR.
If you subscribe to our newsletter or provide a recommendation, we will process your data based on your consent. Therefore, under Article 6 (1) a) of the GDPR, the legal basis for data processing is your consent.
Please note that after deleting your personal data, we will retain your email address for an additional year, in accordance with the legitimate interest outlined in Article 6 (1) f) of the GDPR. This is to prevent misuse of our free version.
How and for what purpose do we process your data?
We will only process the personal data and information you provide to us for the specific purpose for which it was given. This data will be used solely to communicate with you, fulfill your requests, and provide you with our services. The purposes of data processing include using the application, improving the application based on your feedback, or, with your consent, sending you informational materials.
Our company’s commitment to responsible business processes, documentation management, and data security is reflected in our ISO 27001 certification, one of the world’s most recognized standards for information security. Ensuring the security and quality of our services has always been a top priority, and this certification confirms that our systems and processes adhere to the highest international standards and best practices in data protection. Our company stores data electronically on a secure server equipped with appropriate security measures. No data is stored in printed format.
Since the server used for storage is owned by Régens Zrt., our subcontractor, no unauthorized individuals can access the data. Security is further enhanced by the Alrite application website, which is protected by the Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS). This protocol ensures data integrity and confidentiality between the user’s computer and the website. Data sent via HTTPS is safeguarded by the Transport Layer Security (TLS) protocol, which provides three key layers of protection:
- Encryption: The protocol encrypts transmitted data, protecting it from unauthorized access.
- Data Integrity: The system detects any unauthorized modifications or infections during data transmission.
- Authentication: The protocol verifies that users are communicating with the correct website, providing protection against Man-in-the-Middle (MITM) attacks.
The texts generated from audio and video files processed in the subscription packages can be automatically translated into other languages by external service providers. By default, the globally known and recognized DeepL carries out the translation. However, in the event that DeepL is unavailable or if the user wishes to translate content to or from a language not supported by DeepL (e.g., Serbian), the translation will be handled by the Microsoft Azure translation service, which offers comparable translation quality. When using the automated translation feature, please be aware either of DeepL’s privacy policy and the data controller’s information, or the privacy policy of Microsoft Azure Translator, whichever will apply to you. These policies can be found at the following links: DeepL Privacy Policy and Microsoft Azure Translator Privacy Information.
Please be advised that we utilize third-party services to segment text generated from audio and video files processed under business subscription packages by speakers and to automatically determine the number of distinct speakers in order to maximize the accuracy of our speaker diarization model’s results. By default, this process involves sending the transcript to a third party; however, it is important to note that the transferred transcript remains within the European Union, ensuring that European Union data protection law applies to the processing of the data. The data is stored temporarily, but for no longer than necessary, for security, fraud, and abuse prevention purposes. If you prefer not to share your transcript with a third party and would rather forgo segmentation optimization, you have the option to either disable or ignore this feature entirely, or opt out of the optimization step only. In this case, you will still receive a valuable result, albeit one that may not be as optimized in terms of speaker segmentation accuracy. Prior to using the speaker diarization feature, you are encouraged to review the Google Cloud Privacy Policy and the relevant information regarding the data controller, who provides the optimization, available at the following links: Google Cloud Privacy Resource Center and Privacy Notice.
Additionally, the summary generation and keyword extraction features available only in Plus, Premium and Professional packages are supported by the OpenAI service provider. Data will only leave the servers of Régens Zrt. when a user-initiated interaction triggers keyword extraction or summary generation. You can read OpenAI’s Privacy Policy here: OpenAI Privacy Policy
The application uses an external service, IP2Location LITE Database, to attempt to locate your geographical location based on your IP address. This information is used for the purposes of the contract with you to automatically preset the currency during the subscription process, making it more convenient for you by saving you the step of manually selecting a currency. However, this will only occur if you have not previously subscribed. If you have subscribed before, the last used currency will be selected by default. For more information, please refer to the IP2Location LITE Database.
Please note that Alrite offers the capability to generate text versions in real-time for live events, such as presentations, lectures, broadcasts, and online videos. For viewers of these broadcasts processed through the Alrite application, transcripts and captions generated from the live audio (which may include personal data) can be accessed and followed via a public URL, and the embedded video may also be available in certain cases. This means that the transcribed and captioned material becomes publicly accessible. If you are not the data controller or copyright owner of the original material, please verify the data protection policies of the original content owner before publicly sharing or processing live events, broadcasts, or online videos. If you are the rightful owner of the material processed in real-time, you should take any necessary actions in accordance with these provisions, as well as your own discretion and data management preferences.
Please read the data management information provided by external service providers carefully, as Régens Web Solutions Ltd. has no influence over their activities or data management and therefore does not assume any responsibility for them.
File storage, access, and deletion policy
Audio or video files uploaded to the system or recorded through the application, along with their associated text files, will be automatically deleted after the storage period specified in the processing package, unless deleted earlier by the user or if the Alrite account storing the files is terminated early.
Uploaded audio, video, and their related text files will be stored for the following durations based on the package under which they were processed, with the specified storage duration remaining in effect regardless of any subsequent changes to the user’s subscription, except in the cases mentioned above:
- Starter package: up to 7 days
- Lite package: up to 1 month
- Plus and Prime packages: up to 6 months
- Premium and Professional packages: up to 1 year
Please note that transcripts generated using the real-time transcription and captioning feature, available only with a Professional package, are stored for a guaranteed period of 30 days, which is shorter than the default 1-year storage period offered under this package.
Chatbot conversations are retained on the company’s servers for up to 1 year, after which they are irretrievably deleted.
Once one of the various deletion methods described above is executed, files are permanently removed and will no longer be accessible or restorable within the Alrite system or the application database.
Until deleted, only the uploading user or members of the associated business account with the appropriate roles and permissions can access the audio or video materials uploaded or recorded in the Alrite application, along with the associated text files.
Users hold the exclusive right to view, download, and utilize audio, video, and text files for any purpose. These files cannot be accessed by anyone else, including current administrators, Alrite software developers, or data scientists involved in developing the AI-based speech recognition algorithms. Access to these files is only permitted with the explicit consent of the user, typically for servicing or troubleshooting purposes.
Additionally, developers will not use these files to enhance the deep learning-based voice and word processing algorithms of the Alrite system or for any functional development purposes. Instead, other procedures and publicly accessible data files will be utilized for such improvements.
Please note that if users with access to the document(s) choose to publish the file(s), they can be made available via a URL accessible to anyone with the link. This means the file(s) can also be shared with individuals who do not have an Alrite account. In this context, the user or account that shares the file is considered a data controller, so if you share a file containing personal data, please ensure compliance with the relevant data management regulations. For business accounts, please also review the internal data management requirements before sharing files from the joint account.
Account termination and data retention policy
Personal data provided during registration, subsequently edited or added, or submitted upon being invited to an Alrite business account, is securely stored in the application’s database in accordance with industry standards. This data is retained for the duration of your use of the application, i.e., for as long as the account remains active.
Alrite accounts that contain personal data can be terminated in the following ways:
- Automatic deletion: Alrite accounts that use the free Starter package continuously for a period of one (1) year – measured either from the date of registration or from the expiration of the most recent paid subscription – will be automatically deleted. This applies to both personal and business accounts. Upon deletion, all associated data, including previously processed audio and video files and their related text variants, will be permanently and irretrievably removed from the system.
- User-initiated deletion: You may delete your Alrite account at any time via the My data section of the Profile menu, by clicking the bin icon.
- If you are the sole user of an Alrite account (either as an individual or a business user), deleting your profile will result in the deletion of the entire account. All associated data, including audio and video files and corresponding text variants, will be permanently deleted at the time of account termination.
- If you are a member of a multi-user business account, you may delete only your own user profile, thereby revoking your access to the account.
- In this case, any files you previously processed that continue to be stored within the account will not be deleted upon your departure. These files will remain accessible to other authorized users with the appropriate permissions and roles, until they are manually or automatically deleted, or until the business account itself is terminated.
- Within a multi-user business account, a user with the highest privilege level (designated as a company admin) can only delete their own access if at least one other user also holds the company admin role. If no such user exists, a different user must first be assigned this role before the original company admin can delete their own access.
- Complete business account deletion: A full deletion of a multi-user business account may be initiated by selecting the bin icon in the Company data section of the Profile menu. Unlike deletions initiated from the My Data section, this action does not merely remove access for a single user, but results in the permanent deletion of the entire business account – including all associated user profiles, audio and video files, and any respective text variants that have been previously processed and are still stored in the account.
In all cases, electronic data is deleted in a manner that makes restoration impossible. If you encounter any issues with the deletion process, you may contact us to request manual account deletion.
Please note that, following account deletion, only the email addresses of users who no longer have an Alrite account will remain stored in our system for a limited period. All other personal data will be permanently and irretrievably deleted.
Email addresses provided during registration and associated with Alrite accounts are retained for one additional year following either the expiration of a free Starter package or the deletion of the user account. This limited retention is based on our legitimate interest under Article 6(1)(f) of the GDPR, and is intended to prevent misuse of the free version of the service. After this period, email addresses are permanently deleted in a manner that prevents recovery.
What should I know about cookies and other loggings?
Régens Web Solutions Ltd., and its subcontractor Régens Zrt. employ cookies on its website to enhance your online experience and facilitate communication. The company utilizes an analytics tool called Google Analytics, and its regulations can be found here: Google Privacy Policy
Furthermore, while using our applications, your browser may automatically send us information such as the URL of the webpage accessed and activity logs when you open or interact with a web address. We may also receive data regarding the hardware you are using, including its type, operating system, settings, and unique identifiers. This information is contingent upon your device settings; therefore, we recommend reviewing your device’s information technology and security guidelines prior to use.
Régens Zrt. is committed to transparency regarding cookies on its website and seeks your consent for their use. We do not collect or store data obtained from cookies, nor do we engage in profiling or automated decision-making based on this information. Additionally, we do not utilize this data to identify individual preferences.
What should I know when I sign up for a newsletter service?
Régens Zrt. will send newsletters, typically containing information about its services and products, only when data subjects have provided their consent by checking the dedicated box via email or online. At the bottom of each newsletter, recipients are informed of their rights, including the option to unsubscribe. In the event of unsubscribing from the newsletter list, our company will delete the data of the unsubscribed individual related to the newsletters and will no longer receive them.
How is the data processed if I provide a recommendation to the company?
We would greatly appreciate it if you could share your positive experience as a recommendation, allowing us to publish it. To ensure authenticity, we will include your name or the name of your company, along with your job title, provided you have given us consent via email or by checking the appropriate box online. Your recommendation will only be posted on the platforms you specify. It will remain processed until you withdraw your consent. Should you wish to withdraw your consent for publication, please inform us by email at gdpr@regens.hu. In such cases, your recommendation will be deleted within three business days.
What kind of rights do I have regarding processing my data?
Right to information
You have the right to be informed in a comprehensible manner about the reasons for data processing, the types of data we process, and the duration of processing. To provide you with this information, we require identification. You may obtain this information in person during previously agreed office hours or by submitting a written request.
For a written request, please note the following:
- Two witnesses are required to validate the request.
- For electronic requests, we can accept requests sent from your registered email address.
If neither option is feasible, please submit a written request authorized by two witnesses via postal mail. We will fulfill your request free of charge within 15 days of receipt.
Disposition with the data: right to rectification, right to object, right to restriction and erasure, data portability
Upon request by the data subject, our subcontractor, Régens Zrt. will promptly correct or supplement any inaccurate personal data.
The data subject has the right to object to the processing of his or her personal data at any time based on public interest, public service execution, or legal interest. The data controller may continue processing the data only if it can demonstrate that there are compelling legitimate grounds for the processing that override the interests, rights, and freedoms of the data subject or that are necessary for the establishment, exercise, or defense of legal claims. If the data subject objects to the processing of personal data for direct marketing purposes, the data will no longer be processed for those purposes.
At the request of the data subject, the data controller shall restrict processing when the accuracy of the data is contested, when processing is unlawful but the data subject requests restriction rather than erasure, when the data controller no longer has a legal basis for processing but the data subject requests it for the exercise of a right, or during the period of investigation while awaiting a decision on the lawfulness of the processing following an objection by the data subject. The data subject will be informed when the restriction is lifted.
If you do not wish for your personal data to be processed, you can delete it from your profile, which may result in the deletion of the entire account. Upon withdrawal of consent or an objection by the data subject, the controller will promptly erase the personal data concerning the data subject, unless the processing is still necessary for another legal ground or is justified in the public interest or necessary for the establishment, exercise, or defense of legal claims. The data must also be erased if it has been unlawfully processed or if erasure is required by law.
Régens Web Solutions Ltd. will inform the data subject about the correction, restriction, or erasure of the data unless it proves impossible or requires disproportionate effort.
Legal remedy
The data subject is entitled to submit a complaint to the authority designated for this purpose:
National Data Protection and Freedom of Information Authority
- Phone number: +36 1 391 1400
- Address: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
In the event of a decision or inaction by the authority, the data subject may appeal to the court. The data subject has the right to take legal action in cases of unlawful processing of their personal data.
May an unauthorized third person access my personal data?
If your data has been compromised or is at risk of being compromised by an unauthorized third party, this is referred to as a data breach.
Since its inception, our company has not experienced any privacy incidents. However, there remains a possible, albeit unlikely, risk that an incident may occur at our cloud service provider or that a colleague’s username and password may be stolen.
To prevent such occurrences, Regens Web Solutions Ltd. and its subcontractor, Régens Zrt. undertake the following measures:
- Access to personal data is restricted solely to individuals whose roles strictly require it. Access is protected by unique usernames and passwords.
- Continuous monitoring of our servers and IT security systems is conducted. We mandate that our IT service providers implement adequate security measures, and we carefully select trusted cloud service providers.
- Employees are informed about necessary data protection measures and are educated on how to properly safeguard their usernames, passwords, and other information security protocols.
Date: Budapest, 14/07/2021
Updated: Budapest, 30/12/2024
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