Die Dokumentation einer Stadtrats- oder Ausschusssitzung ist weit mehr als eine administrative Aufgabe. Präzise, wortgetreue Aufzeichnungen sind eine wichtige Grundlage für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Dokumentation von Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung.
Für das Büro des Oberbürgermeisters von Budapest gehört eine zuverlässige Dokumentation zum Arbeitsalltag. Von den Sitzungen der Ausschüsse der Budapester Stadtversammlung sowie von bestimmten weiteren offiziellen Besprechungen werden Wortprotokolle erstellt. Früher erforderte die Erstellung dieser Dokumente einen erheblichen Zeit- und Personalaufwand.
Hier kommt Alrite ins Spiel: Unsere KI-gestützte Spracherkennungssoftware hilft der Verwaltung dabei, Sitzungsaufzeichnungen innerhalb weniger Minuten in bearbeitbare Transkripte umzuwandeln und so die Dokumentation schneller und einfacher zu gestalten.
Die Herausforderung: Zeitaufwendige manuelle Transkription
Die Stadtverwaltung Budapest ist für die Vorbereitung und Umsetzung kommunaler Entscheidungen zuständig. Dazu gehört auch die präzise Dokumentation der Wortbeiträge bei offiziellen Sitzungen.
Früher transkribierten die Mitarbeitenden die Sitzungsaufzeichnungen größtenteils selbst. Gelegentlich wurden auch professionelle Stenografen hinzugezogen. Die Verarbeitung längerer Aufnahmen nahm viele Arbeitsstunden in Anspruch, während die anschließende Überprüfung und Korrektur der Texte zusätzlichen Aufwand verursachte.
Die manuelle Erstellung wortgetreuer Sitzungstranskripte brachte mehrere Herausforderungen mit sich:
- Lange Audioaufnahmen mussten präzise transkribiert werden.
- Die Erstellung der Transkripte erforderte viele Arbeitsstunden.
- Die anschließende Überprüfung und Korrektur erhöhten den Verwaltungsaufwand zusätzlich, da unmittelbar nach den Sitzungen noch keine verwendbaren schriftlichen Transkripte zur Verfügung standen.
Obwohl die bestehenden Arbeitsabläufe auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen ausgerichtet waren, bestand ein klarer Bedarf an einer schnelleren Lösung mit geringerem Ressourcenaufwand.
Die Suche nach der passenden Transkriptionslösung
Das Büro des Oberbürgermeisters von Budapest untersuchte verschiedene Spracherkennungslösungen auf dem Markt und testete mehrere Anwendungen, bevor es eine Entscheidung traf.
Zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehörten:
- Hohe Transkriptionsgenauigkeit, um Fehler im erstellten Text möglichst gering zu halten.
- Geringer manueller Korrekturaufwand, um die für die Überprüfung benötigte Zeit zu reduzieren.
- Einfache Bedienung, damit die Mitarbeitenden die Anwendung unkompliziert nutzen können.
- Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe, um die täglichen Verwaltungsaufgaben effizient zu unterstützen.
Following these evaluations, Alrite proved to be the most suitable solution for the office. According to the team’s feedback, Alrite recognized and transcribed spoken content with fewer errors than the competing solutions they tested, reducing the time and effort needed for subsequent corrections.
Wie nutzt die Stadtverwaltung Budapest Alrite?
Das Büro des Oberbürgermeisters nutzt Alrite derzeit hauptsächlich zur automatischen Umwandlung von Sitzungsaufzeichnungen in Text. Nach dem Hochladen einer Aufnahme wandelt die Anwendung die gesprochenen Inhalte mithilfe der Spracherkennung automatisch in ein bearbeitbares Transkript um. Die Mitarbeitenden können den Text anschließend überprüfen, korrigieren und für die offizielle Dokumentation fertigstellen.
Dieser Ablauf ist besonders hilfreich, wenn Informationen aus einer Sitzung kurz nach deren Ende benötigt werden. Anstatt die gesamte Aufnahme von Grund auf manuell zu transkribieren, können die Mitarbeitenden direkt mit einem durchsuchbaren Text weiterarbeiten.
„Einer der Vorteile von Alrite besteht für uns darin, dass die Anwendung gesprochene Inhalte innerhalb weniger Minuten in ein noch unbearbeitetes, aber bereits verwendbares Transkript umwandeln kann. Das hilft uns dabei, Aufgaben zu erledigen, die unmittelbar nach den Sitzungen anfallen.“
– Stadtverwaltung Budapest
Schnellere Arbeitsabläufe und weniger Verwaltungsaufwand
Im Vergleich zu den zuvor eingesetzten Methoden hat Alrite den Aufwand für die Mitarbeitenden reduziert und die Transkriptionsprozesse effizienter gestaltet.
Nach den Erfahrungen der Stadtverwaltung Budapest hat die Nutzung von Alrite dazu beigetragen,
- den Zeitaufwand für die manuelle Transkription zu reduzieren,
- den Personalbedarf zu verringern,
- den Aufwand für die Überprüfung und Korrektur der Rohtranskripte zu minimieren,
- schriftliche, durchsuchbare Transkripte schneller bereitzustellen,
- administrative Aufgaben und Folgearbeiten nach den Sitzungen zu vereinfachen.
Obwohl keine konkreten prozentualen Angaben zur Zeitersparnis vorliegen, zeigen die Erfahrungen aus der täglichen Nutzung, dass Alrite die Effizienz bei der Sitzungsdokumentation spürbar verbessert hat. Ein besonders großer Vorteil besteht darin, dass bereits kurz nach einer Sitzung ein verwendbares Rohtranskript zur Verfügung steht. So können die Mitarbeitenden ihre Aufgaben fortsetzen, ohne zuvor die gesamte Aufnahme manuell transkribieren zu müssen.
Warum ist das für die öffentliche Verwaltung wichtig?
Eine präzise Dokumentation ist eine grundlegende Anforderung in der öffentlichen Verwaltung. Die Aufzeichnungen von Stadtrats- und Ausschusssitzungen müssen zuverlässig, zugänglich und für spätere Überprüfungen verfügbar sein.
Die KI-gestützte Transkription ersetzt dabei nicht die menschliche Kontrolle, sondern erleichtert die Vorbereitung der Dokumente. Alrite stellt den Mitarbeitenden ein bearbeitbares Rohtranskript zur Verfügung, sodass sie sich auf die Überprüfung, Korrektur und Fertigstellung der Texte konzentrieren können, anstatt die gesamte Aufnahme manuell abzutippen.
Dieser Ansatz ist besonders wertvoll für öffentliche Einrichtungen, die regelmäßig Wortprotokolle längerer Sitzungen und offizieller Besprechungen erstellen müssen und bei denen Genauigkeit und ein effizienter Ressourceneinsatz gleichermaßen wichtig sind.
Produktverbesserungen durch Nutzerfeedback
Bei Alrite spielen die Erfahrungen und Rückmeldungen unserer Nutzerinnen und Nutzer eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung der Anwendung. Auch die Anregungen der Stadtverwaltung Budapest haben uns dabei geholfen, Verbesserungsmöglichkeiten für die Überprüfung längerer Aufnahmen und die Bearbeitung von Transkripten zu erkennen.
Ein wertvoller Vorschlag betraf die Möglichkeit, schwer verständliche Wörter oder Textpassagen zu kennzeichnen, die einer weiteren Überprüfung bedürfen. Als Reaktion darauf haben wir Verbesserungen eingeführt, die den Nutzern helfen, unklare Stellen in einem Transkript leichter zu identifizieren und gezielt zu überprüfen. Dadurch wird die anschließende Korrektur einfacher und übersichtlicher.
Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Anpassung der Wiedergabegeschwindigkeit während der Überprüfung. Schnell gesprochene Passagen verlangsamen oder langsamere Abschnitte beschleunigen zu können, erleichtert die Arbeit mit Aufzeichnungen und ermöglicht eine individuelle Anpassung des Arbeitstempos.
Diese Verbesserungen unterstreichen unser Ziel, Alrite kontinuierlich anhand tatsächlicher Anforderungen aus der Praxis weiterzuentwickeln und die Anwendung für öffentliche Einrichtungen sowie andere Organisationen mit hohen Anforderungen an die Transkriptionsgenauigkeit noch nützlicher zu machen.
Testen Sie Alrite für die Transkription in Ihrer Organisation
Die Erfahrungen der Stadtverwaltung Budapest zeigen, wie die automatische Transkription öffentliche Einrichtungen unterstützen kann, die regelmäßig wortgetreue Sitzungsprotokolle erstellen müssen.
Mit Alrite lassen sich Audioaufnahmen innerhalb weniger Minuten in bearbeitbare und durchsuchbare Transkripte umwandeln. Das reduziert den manuellen Aufwand und ermöglicht es den Mitarbeitenden, mehr Zeit für die inhaltliche Überprüfung, die Fertigstellung der Dokumentation und andere wichtige Aufgaben aufzuwenden.
Für Kommunen, Behörden und öffentliche Einrichtungen bieten wir auch maßgeschneiderte Lösungen an, damit sich die Spracherkennung optimal in bestehende Arbeitsabläufe und individuelle Transkriptionsanforderungen integrieren lässt.
Testen Sie Alrite oder kontaktieren Sie unser Team, um ein individuelles Angebot für Ihre Organisation anzufordern.