As the modern workplaces provide more and more non-stationary jobs, virtual teams and business meetings are getting widely popular.
Like face-to-face meetings, online meetings require pre-planning and organization to run successfully.
¡Saca el máximo partido a tus reuniones en línea!
Los siguientes consejos ayudarán a que cualquier reunión en línea sea más interactiva, productiva y eficaz.
- Programa como un profesional
- Elija la herramienta adecuada
- Prepare la tecnología
- Sea Humano
- Incluir a todos: aumentar la accesibilidad
- Mantener informados a los participantes
1. Programa como un profesional
Cuando trabaje con socios internacionales y equipos que posiblemente procedan del extranjero, es probable que su horario de trabajo sea diferente al de ellos. Por lo tanto, asegúrese de tener en cuenta las zonas horarias cuando busque una hora adecuada para su reunión. Cuando organice una reunión en línea en su calendario de Outlook o Teams, tenga en cuenta la disponibilidad de sus colegas para evitar conflictos.
2. Elija la herramienta adecuada
Si va a organizar una reunión en línea con socios internos y externos, se recomienda utilizar una plataforma de videoconferencia conocida.
Tiene varias opciones, aquí le mostramos algunas:
- Skype - Una popular herramienta gratuita de llamadas a distancia y videoconferencias
- Teams - Un espacio de trabajo gratuito para colaboración, comunicación y reunions en tiempo real
- Zoom - Una plataforma de comunicación y videoconferencia que ofrece opciones gratuitas y de pago
- Google Hangouts Meet - Aplicación de videoconferencia dispnible para todos los usuarios con una cuenta de Google
- Slack - Una aplicación de mensajería gratuita para empresas con opciones de llamdas de voz y video
3. Prepare la tecnología
Es aconsejable comprobar siempre la conexión a Internet y probar la cámara, los audífonos y el micrófono antes de iniciar cualquier reunión en línea. Si diriges una reunión a distancia desde la oficina, asegúrate de que funciona el proyector o cualquier otra herramienta que esté utilizando. Si se une a la reunión desde casa, es buena idea poner un fondo modesto antes de la reunión u ocultar la vista detrás de usted.
4. Sea Humano
Las presentaciones en línea también tienen un lado humano. Si está haciendo una presentación, mirar directamente a la cámara y, sobre todo, sonreír es muy efectivo para captar la atención del público.
Ajustar la cámara para que la cabeza ocupe un tercio de la pantalla da un aspecto más profesional a la presentación y permite ver los gestos de las manos en la pantalla. Las presentaciones con ayudas visuales ayudan a los participantes a entender la presentación más fácilmente, y al mismo tiempo la hacen más interesante e ilustrativa. Por lo tanto, considere la posibilidad de incluir imágenes que provoquen una respuesta visceral o datos que hagan que su mensaje destaque.
5. Incluir a todos - mejorar la accesibilidad
Encuentre herramientas que garanticen la accesibilidad de los participantes sordos o con problemas de audición. Subtitular en directo las reuniones y presentaciones con una solución de voz a texto favorece la accesibilidad y refuerza el mensaje para que se entienda mejor.
6. Keep participants in the loop
Cuando la reunión en línea termina, aún quedan cosas por hacer. La forma más eficaz de asegurarse de que no se olvidan ni se pierden detalles importantes del día discutido es reenviar la presentación de diapositivas a los participantes por correo electrónico junto con las notas de la reunión.
¿Cuál es la forma más rápida de crear notas de reunión? - te preguntarás. La forma más eficaz de crear notas de reunión es transcribir la grabación de la reunión mediante una herramienta de conversión de voz a texto, como la aplicación de reconocimiento de voz Alrite, que genera texto de gran precisión en cuestión de minutos.
Consejo profesional: Puedes utilizar la función Grabar de la app Alrite para transcribir reuniones personales, e incorporarla también a sus ágiles procesos de gestión de proyectos.
Regístrate en la aplicación de reconocimiento de voz Alrite y pruébela gratis. Deje que la IA se encargue de sus tareas de mecanografía.
