Información sobre el procesamiento de datos de Alrite
Le solicitamos amablemente que lea detenidamente la siguiente información sobre el procesamiento de datos. En este documento, nuestra empresa informa a los usuarios de la aplicación ‘Alrite’ sobre cómo se procesan y protegen sus datos, así como los derechos de los titulares de los datos.
Si tiene menos de 18 años, revise esta política de privacidad con su tutor legal y brinde su consentimiento únicamente con su aprobación.
Si tiene alguna pregunta o comentario, por favor contáctenos utilizando la información proporcionada a continuación.
Datos de la empresa:
Nombre de la empresa: Régens Zrt.
Dirección: 1117 Budapest, Prielle Kornélia utca 19/D
Número de teléfono: +36 1 205 3090
Sitio web: www.regens.com
Correo electrónico: info@regens.com
Detalles de contacto para asuntos relacionados con la gestión de datos:
Correo electrónico: gdpr@regens.hu
Número de teléfono: +36 1 205 3090
¿Quiénes somos a quienes confía sus datos personales?
Régens Informatica Sociedad Anónima es una empresa registrada en Hungría, con sede y oficina filial también en Hungría, que proporciona principalmente servicios de tecnología de la informática como su actividad principal.
¿De quiénes se procesan los datos y por qué?
Nuestra política de procesamiento de datos regula el manejo de datos personales, específicamente cualquier procesamiento de datos en el que nuestra empresa adquiera información que pueda vincularse o utilizarse para identificar a un individuo.
A través del uso de la aplicación Alrite, nuestra empresa puede adquirir datos personales de varias maneras.
- Durante el registro, podemos recopilar su nombre y datos de contacto (normalmente su dirección de correo electrónico y posiblemente su número de teléfono).
- Al cargar y almacenar materiales, el contenido en sí (archivos de audio o video, o la versión de texto creada durante el uso de la aplicación) puede contener datos personales. Estos materiales son cargados por usted, y su contenido no está controlado por Régens S.A.
- Si proporciona comentarios o una recomendación sobre la aplicación, podemos procesar su nombre, dirección de correo electrónico, empleador y puesto de trabajo.
- Si se suscribe a nuestro boletín informativo, podemos procesar su nombre y dirección de correo electrónico.
- Si utiliza nuestro servicio de chatbot (Alrite Assistant), el chatbot puede procesar la información proporcionada en la conversación, incluyendo cualquier dato personal compartido en sus mensajes.
- Si tiene una cuenta empresarial, el creador de la cuenta puede asignar privilegios de administrador de la empresa o de superusuario a los usuarios individuales. Los usuarios con derechos de administrador de la empresa tendrán acceso a los datos personales de todos los usuarios bajo la cuenta conjunta, incluidos nombres, direcciones de correo electrónico y posiblemente otros detalles como la información de la empresa o archivos cargados y procesados. Estos administradores son considerados controladores de datos independientes para los fines de la gestión de datos. Un superusuario, sin embargo, no tiene acceso a los datos personales, pero puede ver y gestionar los materiales cargados dentro de la cuenta. Antes de aceptar este aviso de privacidad, consulte con su empresa sobre las responsabilidades de manejo de datos de los usuarios con derechos de administrador o superusuario.
- Si se pone en contacto con nuestra empresa por correo electrónico o a través de uno de nuestros formularios de contacto (ya sea en el sitio web o dentro de la aplicación) para solicitar información o un presupuesto, podemos recopilar datos personales como su nombre e información de contacto (normalmente una dirección de correo electrónico y, en algunos casos, un número de teléfono), así como el asunto o la finalidad de su solicitud. La base jurídica de este tratamiento es la preparación de un posible contrato. Los datos se tratarán únicamente con el fin de satisfacer su solicitud. Los datos enviados a través de la solicitud no se almacenarán y se eliminarán una vez hayamos respondido. Las consultas recibidas por correo electrónico se almacenan en nuestros servidores seguros y se revisan durante la auditoría anual de datos, momento en el que se eliminarán si ya no existe base jurídica para su tratamiento.
- Si notifica un error encontrado al utilizar la aplicación y comparte la hoja de datos del archivo en el que se produjo el error, podremos acceder a los datos del archivo durante el proceso de investigación o resolución. Estos datos se tratarán exclusivamente mientras dure la investigación del error y con el fin de corregirlo. La base jurídica de este tratamiento es la ejecución del contrato con usted. Le recomendamos que solicite el acceso a la ficha de datos del expediente al equipo de atención al cliente una vez que se haya investigado y resuelto el error.
Todos los datos que procesamos son proporcionados directamente por usted.
¿Qué regulaciones rigen el procesamiento de datos?
- Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 sobre la protección de las personas físicas con respecto al procesamiento de datos personales y sobre la libre circulación de dichos datos.
- Ley Nº CXII del año 2011 sobre el derecho a la autodeterminación informativa y la libertad de información.
- Posiciones del Grupo de Trabajo del artículo Nº 29 de la Comisión, del Comité Europeo de Protección de Datos y de la Oficina Nacional de Protección de Datos.
¿Qué principios seguimos al procesar sus datos?
Nuestra empresa procesa datos de acuerdo con las regulaciones del GDPR y los siguientes principios:
- Legalidad: Aseguramos que el procesamiento de datos tenga una base legal, tal como exige la normativa, lo que significa que hay una razón legítima para el procesamiento.
- Equidad: El procesamiento de datos se lleva a cabo en cumplimiento con los requisitos legales y respetando los derechos e intereses del titular de los datos. No procesamos datos de manera que induzca a error o tergiverse su propósito.
- Transparencia: Todas las etapas del procesamiento de datos son rastreables y abiertas a revisión.
- Limitación del propósito: Los datos se procesan únicamente para el propósito específico que ha sido determinado y comunicado previamente al titular de los datos.
- Minimización de datos: Recopilamos solo los datos necesarios para el propósito especificado, y los conservamos únicamente durante el tiempo que sea necesario en función de la base legal y el propósito comunicado al titular de los datos.
- Exactitud: Nos esforzamos por asegurar que la información que almacenamos sea precisa. Proporcionamos derechos para corrección, restricción y eliminación. La precisión del material transcrito y subtitulado es aproximadamente del 90%, dependiendo de la calidad de la grabación de audio (por ejemplo, el tipo de micrófono utilizado), las condiciones de la grabación (por ejemplo, la cantidad de ruido de fondo), la claridad e inteligibilidad del discurso en el material de audio o video (por ejemplo, la articulación o el volumen del hablante), entre otros factores. Nuestra empresa no altera los textos; el contenido se mantiene tal como lo procesa la aplicación y lo edita el usuario.
- Limitación del almacenamiento: Los datos se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir con su propósito.
- Integridad y confidencialidad: Restringimos el acceso a los datos solo a aquellas personas que lo necesiten para realizar servicios o cumplir con el propósito especificado.
¿Por qué se procesan mis datos?
Usted ha contactado a nuestra empresa de manera electrónica y está utilizando la aplicación del sistema de reconocimiento de voz Alrite. Al hacerlo, se establece un contrato entre usted y nuestra empresa para el uso de la aplicación. Los términos de este contrato se detallan en los términos de uso, las condiciones generales, o en un acuerdo individual concluido con usted. Por lo tanto, la base legal para el procesamiento de datos es el Artículo 6 (1) b) del GDPR.
Si se suscribe a nuestro boletín informativo o proporciona una recomendación, procesaremos sus datos basándonos en su consentimiento. Por lo tanto, de acuerdo con el Artículo 6 (1) a) del GDPR, la base legal para el procesamiento de datos es su consentimiento.
Tenga en cuenta que, después de eliminar sus datos personales, conservaremos su dirección de correo electrónico durante un año adicional, de conformidad con el interés legítimo establecido en el Artículo 6 (1) f) del GDPR. Esto es para prevenir el mal uso de nuestra versión gratuita.
¿Cómo y con qué propósito procesamos sus datos?
Solo procesaremos los datos personales y la información que nos proporcione para el propósito específico para el cual fueron entregados. Estos datos se utilizarán únicamente para comunicarnos con usted, cumplir con sus solicitudes y proporcionarle nuestros servicios. Los propósitos del procesamiento de datos incluyen el uso de la aplicación, la mejora de la aplicación basándonos en sus comentarios, o, con su consentimiento, el envío de materiales informativos.
El compromiso de nuestra empresa con procesos empresariales responsables, la gestión documental y la seguridad de los datos se refleja en nuestra certificación ISO 27001, uno de los estándares más reconocidos en el mundo para la seguridad de la información. Asegurar la seguridad y calidad de nuestros servicios siempre ha sido una prioridad, y esta certificación confirma que nuestros sistemas y procesos cumplen con los más altos estándares internacionales y mejores prácticas en protección de datos. Nuestra empresa almacena los datos electrónicamente en un servidor seguro, equipado con las medidas de seguridad adecuadas. Ningún dato se almacena en formato impreso.
Dado que el servidor utilizado para el almacenamiento es propiedad de Régens S.A., ninguna persona no autorizada puede acceder a los datos. La seguridad se mejora aún más con el sitio web de la aplicación Alrite, que está protegido por el Protocolo Seguro de Transferencia de Hipertexto (HTTPS). Este protocolo garantiza la integridad y confidencialidad de los datos entre la computadora del usuario y el sitio web. Los datos enviados a través de HTTPS están protegidos por el protocolo de Seguridad de la Capa de Transporte (TLS), que proporciona tres capas clave de protección:
- Cifrado: El protocolo cifra los datos transmitidos, protegiéndolos contra accesos no autorizados.
- Integridad de los datos: El sistema detecta cualquier modificación o infección no autorizada durante la transmisión de los datos.
- Autenticación: El protocolo verifica que los usuarios se están comunicando con el sitio web correcto, proporcionando protección contra ataques de hombre en el medio (MITM).
Los textos generados a partir de archivos de audio y video procesados en los paquetes de suscripción pueden ser traducidos automáticamente a otros idiomas por un proveedor de servicios externo (DeepL). Al utilizar la función de traducción automática, tenga en cuenta la política de privacidad de DeepL y la información sobre el controlador de datos, que puede consultarse en el siguiente enlace: Política de Privacidad de DeepL.
Además, las funciones de generación de resúmenes y extracción de palabras clave, disponibles solo en los paquetes Plus, Premium y Professional, están soportados por el proveedor de servicios OpenAI. Los datos solo saldrán de los servidores de Régens S.A. cuando una interacción iniciada por el usuario active la extracción de palabras clave o la generación de resúmenes. Puede leer la Política de Privacidad de OpenAI aquí: Política de Privacidad de OpenAI.
La aplicación utiliza un servicio externo, IP2Location LITE Database, para intentar localizar su ubicación geográfica basándose en su dirección IP. Esta información se utiliza a efectos del contrato con usted para preestablecer automáticamente la divisa durante el proceso de suscripción, haciéndolo más cómodo para usted al ahorrarle el paso de seleccionar manualmente una divisa. Sin embargo, esto sólo ocurrirá si no se ha suscrito anteriormente. Si se ha suscrito anteriormente, se seleccionará por defecto la última moneda utilizada. Para más información, consulte la base de datos IP2Location LITE.
Tenga en cuenta que Alrite ofrece la capacidad de generar versiones de texto en tiempo real para eventos en vivo, como presentaciones, conferencias, transmisiones y videos en línea. Para los espectadores de estas transmisiones procesadas a través de la aplicación Alrite, las transcripciones y subtítulos generados a partir del audio en vivo (que pueden incluir datos personales) pueden ser accedidos y seguidos a través de un enlace público, y el video incrustado también puede estar disponible en ciertos casos. Esto significa que el material transcrito y subtitulado se vuelve accesible públicamente. Si no es el controlador de datos o propietario de los derechos de autor del material original, verifique las políticas de protección de datos del propietario del contenido original antes de compartir o procesar públicamente eventos en vivo, transmisiones o videos en línea. Si es el propietario legítimo del material procesado en tiempo real, debe tomar las medidas necesarias de acuerdo con estas disposiciones, así como su propio criterio y preferencias de gestión de datos.
Lea detenidamente la información de gestión de datos proporcionada por los proveedores de servicios externos, ya que Régens S.A. no tiene influencia sobre sus actividades o gestión de datos y, por lo tanto, no asume ninguna responsabilidad por ellos.
Información sobre la eliminación de archivos y derechos
Los materiales de audio y video subidos como parte del paquete Starter, junto con los archivos de texto relacionados, se almacenan en la base de datos de la aplicación durante 7 días.
En cuanto al tiempo de almacenamiento en los paquetes de usuario, los archivos procesados con el paquete Lite se almacenan hasta por 1 mes, mientras que los archivos asociados con los paquetes Plus y Prime se retienen por 6 meses. En los paquetes Premium y Professional, los archivos se almacenan durante 1 año, a menos que el suscriptor (usuario) decida eliminar alguno (o todos) antes.
Las conversaciones del chatbot se retienen en los servidores de la empresa durante hasta 1 año, después de lo cual se eliminan de manera irreversible.
Finalmente, las transcripciones generadas a partir de transmisiones (utilizando una función disponible exclusivamente con el paquete Professional) se almacenan en el sistema durante un máximo de 30 días.
Una vez eliminados, los archivos serán eliminados permanentemente y no estarán accesibles ni se podrán restaurar dentro del sistema Alrite o la base de datos de la aplicación.
Los archivos subidos al sistema o grabados a través de la aplicación, así como los archivos de texto relacionados, son eliminados automáticamente por el sistema después del período de almacenamiento especificado en el paquete de suscripción.
Solo el usuario que subió el archivo o los miembros de la cuenta empresarial correspondiente, con los roles y derechos necesarios, pueden acceder a los materiales de audio o video subidos o grabados en la aplicación Alrite, junto con los archivos de texto asociados.
Los usuarios tienen el derecho exclusivo de ver, descargar y utilizar los archivos de audio, video y texto para cualquier propósito. Estos archivos no pueden ser accesibles por ninguna otra persona, incluidos los administradores actuales, los desarrolladores de software de Alrite o los científicos de datos involucrados en el desarrollo de los algoritmos de reconocimiento de voz basados en IA. El acceso a estos archivos solo está permitido con el consentimiento expreso del usuario, generalmente para tareas de mantenimiento o resolución de problemas.
Además, los desarrolladores no utilizarán estos archivos para mejorar los algoritmos de procesamiento de voz y palabras basados en aprendizaje profundo del sistema Alrite ni para fines de desarrollo funcional. En su lugar, se utilizarán otros procedimientos y archivos de datos accesibles públicamente para tales mejoras.
Tenga en cuenta que si los usuarios con acceso al(los) documento(s) eligen publicar el(los) archivo(s), estos pueden estar disponibles a través de un enlace URL accesible para cualquier persona con el enlace. Esto significa que el(los) archivo(s) también pueden compartirse con personas que no tienen una cuenta en Alrite. En este contexto, el usuario o la cuenta que comparte el archivo se considera el controlador de datos, por lo que si comparte un archivo que contiene datos personales, asegúrese de cumplir con las normativas de gestión de datos relevantes. Para las cuentas empresariales, también revise los requisitos internos de gestión de datos antes de compartir archivos desde la cuenta conjunta.
Eliminación de una cuenta
Los datos personales proporcionados durante el registro (y cualquier dato añadido o editado posteriormente) se almacenarán durante el tiempo que se utilice la aplicación, es decir, mientras la cuenta permanezca activa. Estos datos se eliminarán solo después de 1 año de uso continuo de la versión Starter – ya sea tras el registro o después de la expiración de su última suscripción – o si el usuario es eliminado de la cuenta, o si la cuenta misma es eliminada.
Puede eliminar su cuenta de usuario o perfil de nuestro sistema en cualquier momento haciendo clic en el ícono de la papelera en la sección Mi información del menú Perfil. Los datos electrónicos se eliminarán de manera que no puedan ser restaurados. Si encuentra algún problema durante el proceso de eliminación, le asistiremos en la eliminación de sus datos a solicitud.
Tenga en cuenta que, después de la eliminación, solo su dirección de correo electrónico permanecerá en nuestro sistema; todos los demás datos personales serán eliminados de manera permanente e irreversible.
Su dirección de correo electrónico proporcionada durante el registro se eliminará automáticamente al final del primer año siguiente a la terminación de su perfil o la expiración de su cuenta gratuita Starter. Los datos electrónicos serán eliminados de una manera que garantice que no puedan ser restaurados.
¿Qué debería saber sobre las cookies y otros registros?
Régens S.A. utiliza cookies en su sitio web para mejorar su experiencia en línea y facilitar la comunicación. La empresa utiliza una herramienta de análisis llamada Google Analytics, cuyas regulaciones se pueden encontrar aquí: Política de Privacidad de Google.
Además, al utilizar nuestras aplicaciones, su navegador puede enviarnos automáticamente información como la URL de la página web accedida y registros de actividad cuando abre o interactúa con una dirección web. También podemos recibir datos sobre el hardware que está utilizando, incluyendo su tipo, sistema operativo, configuraciones e identificadores únicos. Esta información depende de la configuración de su dispositivo; por lo tanto, recomendamos revisar las pautas de tecnología de la información y seguridad de su dispositivo antes de utilizarlo.
Régens S.A. está comprometido con la transparencia respecto a las cookies en su sitio web y busca su consentimiento para su uso. No recopilamos ni almacenamos datos obtenidos de las cookies, ni participamos en la creación de perfiles o toma de decisiones automatizadas basadas en esta información. Además, no utilizamos estos datos para identificar preferencias individuales.
¿Qué debería saber cuando me suscribo a un servicio de boletín informativo?
Régens S.A. enviará boletines informativos, que generalmente contienen información sobre sus servicios y productos, solo cuando los interesados hayan proporcionado su consentimiento al marcar la casilla dedicada a través de correo electrónico o en línea. En la parte baja de cada boletín, se informa a los destinatarios sobre sus derechos, incluida la opción de cancelar la suscripción. En caso de cancelar la suscripción de la lista de boletines, nuestra empresa eliminará los datos de la persona quién ha cancelado su suscripción relacionados con los boletines y ya no los recibirá.
¿Cómo se procesa la información si proporciono una recomendación a la empresa?
Agradeceríamos mucho que compartiera su experiencia positiva como recomendación, permitiéndonos publicarla. Para garantizar la autenticidad, incluiremos su nombre o el nombre de su empresa, junto con su puesto de trabajo, siempre que nos haya dado su consentimiento a través de correo electrónico o marcando la casilla correspondiente en línea. Su recomendación solo se publicará en las plataformas que usted especifique. Permanecerá procesada hasta que retire su consentimiento. Si desea retirar su consentimiento para la publicación, infórmenos por correo electrónico a gdpr@regens.hu. En tales casos, su recomendación será eliminada dentro de tres días laborables.
¿Qué derechos tengo respecto al procesamiento de mis datos?
Derecho a la información
Usted tiene el derecho de ser informado de manera comprensible sobre las razones del procesamiento de datos, los tipos de datos que procesamos y la duración del procesamiento. Para proporcionarle esta información, requerimos identificación. Puede obtener esta información en persona durante las horas de oficina previamente acordadas o mediante una solicitud escrita.
Para una solicitud escrita, tenga en cuenta lo siguiente:
- Se requieren dos testigos para validar la solicitud.
- Para solicitudes electrónicas, podemos aceptar solicitudes enviadas desde su dirección de correo electrónico registrada.
Si ninguna de las opciones es viable, por favor presente una solicitud escrita autorizada por dos testigos a través de correo postal. Satisfaremos su solicitud de forma gratuita dentro de los 15 días posteriores a su recepción.
Disposición de los datos: derecho a la rectificación, derecho de oposición, derecho a la restricción y eliminación, portabilidad de datos
A solicitud del interesado, Régens S.A. corregirá o complementará rápidamente cualquier dato personal inexacto.
El interesado tiene derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales en cualquier momento, basándose en el interés público, la ejecución de un servicio público o el interés legal. El controlador de datos puede continuar procesando los datos solo si puede demostrar que existen motivos legítimos y apremiantes para el procesamiento que prevalecen sobre los intereses, derechos y libertades del interesado o que son necesarios para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales. Si el interesado se opone al procesamiento de datos personales con fines de marketing directo, los datos ya no se procesarán para esos fines.
A solicitud del interesado, el controlador de datos restringirá el procesamiento cuando se impugne la exactitud de los datos, cuando el procesamiento sea ilícito pero el interesado solicite restricción en lugar de eliminación, cuando el controlador de datos ya no tenga una base legal para el procesamiento pero el interesado lo solicite para el ejercicio de un derecho, o durante el período de investigación mientras se espera una decisión sobre la legalidad del procesamiento tras una objeción del interesado. Se informará al interesado cuando se levante la restricción.
Si no desea que se procesen sus datos personales, puede eliminarlos de su perfil, lo que puede resultar en la eliminación de toda la cuenta. Tras la retirada del consentimiento o una objeción por parte del interesado, el controlador eliminará rápidamente los datos personales del interesado, a menos que el procesamiento siga siendo necesario por otro motivo legal o esté justificado en interés público o sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales. Los datos también deben ser eliminados si han sido procesados de manera ilícita o si la eliminación es requerida por la ley.
Régens S.A. informará al interesado sobre la corrección, restricción o eliminación de los datos, a menos que resulte imposible o requiera un esfuerzo desproporcionado.
Recurso legal
El interesado tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad designada para este propósito:
Autoridad Nacional de Protección de Datos y Libertad de Información
- Número de teléfono: +36 1 391 1400
- Dirección: 1055 Budapest, calle Falk Miksa 9-11.
En caso de una decisión o inacción por parte de la autoridad, el interesado puede apelar ante el tribunal. El interesado tiene derecho a emprender acciones legales en casos de procesamiento ilegal de sus datos personales.
¿Puede una tercera persona no autorizada acceder a mis datos personales?
Si sus datos han sido comprometidos o están en riesgo de ser comprometidos por un tercero no autorizado, esto se denomina una filtración de datos.
Desde su creación, nuestra empresa no ha experimentado ningún incidente de privacidad. Sin embargo, existe un riesgo posible, aunque poco probable, de que ocurra un incidente en nuestro proveedor de servicios en la nube o que el nombre de usuario y la contraseña de un colega sean robados.
Para prevenir tales situaciones, Régens S.A. adopta las siguientes medidas:
- El acceso a los datos personales está restringido únicamente a aquellas personas cuyas funciones lo requieran estrictamente. El acceso está protegido por nombres de usuario y contraseñas únicos.
- Se realiza un monitoreo continuo de nuestros servidores y sistemas de seguridad informática. Exigimos que nuestros proveedores de servicios de TI implementen medidas de seguridad adecuadas y seleccionamos cuidadosamente proveedores de servicios en la nube confiables.
- Los empleados son informados sobre las medidas de protección de datos necesarias y y son educados sobre cómo proteger adecuadamente sus nombres de usuario, contraseñas y otros protocolos de seguridad de la información.
Fecha: Budapest, 14/07/2021
Puesta al día: Budapest, 22/11/2024
Información sobre el procesamiento de datos de Alrite
Le solicitamos amablemente que lea detenidamente la siguiente información sobre el procesamiento de datos. En este documento, nuestra empresa informa a los usuarios de la aplicación ‘Alrite’ sobre cómo se procesan y protegen sus datos, así como los derechos de los titulares de los datos.
Si tiene menos de 18 años, revise esta política de privacidad con su tutor legal y brinde su consentimiento únicamente con su aprobación.
Si tiene alguna pregunta o comentario, por favor contáctenos utilizando la información proporcionada a continuación.
Contratista como controlador de datos:
Nombre de la empresa: Paddle.com Market Ltd.; Paddle Payments Ltd.; Paddle. com Inc.
Enlace: https://www.paddle.com/legal/privacy; https://www.paddle.com/legal/gdpr
Correo electrónico: privacy@paddle.com
Subcontratista como controlador de datos:
Nombre de la empresa: Régens Zrt.
Dirección: 1117 Budapest, Prielle Kornélia utca 19/D
Número de teléfono: +36 1 205 3090
Sitio web: www.regens.com
Correo electrónico: info@regens.com
Detalles de contacto para asuntos relacionados con la gestión de datos:
Correo electrónico: gdpr@regens.hu
Número de teléfono: +36 1 205 3090
Sitio web: www.paddle.com/legal/gdpr
¿De quiénes se procesan los datos y por qué?
Nuestra política de procesamiento de datos regula el manejo de datos personales, específicamente cualquier procesamiento de datos en el que nuestra empresa adquiera información que pueda vincularse o utilizarse para identificar a un individuo.
A través del uso de la aplicación Alrite, nuestra empresa puede adquirir datos personales de varias maneras.
- Durante el registro, podemos recopilar su nombre y datos de contacto (normalmente su dirección de correo electrónico y posiblemente su número de teléfono).
- Al cargar y almacenar materiales, el contenido en sí (archivos de audio o video, o la versión de texto creada durante el uso de la aplicación) puede contener datos personales. Estos materiales son cargados por usted, y su contenido no está controlado por Controlador de datos.
- Si proporciona comentarios o una recomendación sobre la aplicación, podemos procesar su nombre, dirección de correo electrónico, empleador y puesto de trabajo.
- Si se suscribe a nuestro boletín informativo, podemos procesar su nombre y dirección de correo electrónico.
- Si utiliza nuestro servicio de chatbot (Alrite Assistant), el chatbot puede procesar la información proporcionada en la conversación, incluyendo cualquier dato personal compartido en sus mensajes.
- Si tiene una cuenta empresarial, el creador de la cuenta puede asignar privilegios de administrador de la empresa o de superusuario a los usuarios individuales. Los usuarios con derechos de administrador de la empresa tendrán acceso a los datos personales de todos los usuarios bajo la cuenta conjunta, incluidos nombres, direcciones de correo electrónico y posiblemente otros detalles como la información de la empresa o archivos cargados y procesados. Estos administradores son considerados controladores de datos independientes para los fines de la gestión de datos. Un superusuario, sin embargo, no tiene acceso a los datos personales, pero puede ver y gestionar los materiales cargados dentro de la cuenta. Antes de aceptar este aviso de privacidad, consulte con su empresa sobre las responsabilidades de manejo de datos de los usuarios con derechos de administrador o superusuario.
- Si se pone en contacto con nuestra empresa por correo electrónico o a través de uno de nuestros formularios de contacto (ya sea en el sitio web o dentro de la aplicación) para solicitar información o un presupuesto, podemos recopilar datos personales como su nombre e información de contacto (normalmente una dirección de correo electrónico y, en algunos casos, un número de teléfono), así como el asunto o la finalidad de su solicitud. La base jurídica de este tratamiento es la preparación de un posible contrato. Los datos se tratarán únicamente con el fin de satisfacer su solicitud. Los datos enviados a través de la solicitud no se almacenarán y se eliminarán una vez hayamos respondido. Las consultas recibidas por correo electrónico se almacenan en nuestros servidores seguros y se revisan durante la auditoría anual de datos, momento en el que se eliminarán si ya no existe base jurídica para su tratamiento.
- Si notifica un error encontrado al utilizar la aplicación y comparte la hoja de datos del archivo en el que se produjo el error, podremos acceder a los datos del archivo durante el proceso de investigación o resolución. Estos datos se tratarán exclusivamente mientras dure la investigación del error y con el fin de corregirlo. La base jurídica de este tratamiento es la ejecución del contrato con usted. Le recomendamos que solicite el acceso a la ficha de datos del expediente al equipo de atención al cliente una vez que se haya investigado y resuelto el error.
Todos los datos que procesamos son proporcionados directamente por usted.
¿Qué regulaciones rigen el procesamiento de datos?
De acuerdo con la cláusula de caducidad y la decisión de adecuación entre la Unión Europea y el Reino Unido, aplicamos las siguientes normativas de protección de datos:
- Reglamento (UE) 2016/679 (GDPR) del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 sobre la protección de las personas físicas con respecto al procesamiento de datos personales y sobre la libre circulación de dichos datos.
- Ley Nº CXII del año 2011 sobre el derecho a la autodeterminación informativa y la libertad de información.
- Posiciones del Grupo de Trabajo del artículo Nº 29 de la Comisión, del Comité Europeo de Protección de Datos y de la Oficina Nacional de Protección de Datos.
¿Qué principios seguimos al procesar sus datos?
Nuestra empresa procesa datos de acuerdo con las regulaciones del GDPR y los siguientes principios:
- Legalidad: Aseguramos que el procesamiento de datos tenga una base legal, tal como exige la normativa, lo que significa que hay una razón legítima para el procesamiento.
- Equidad: El procesamiento de datos se lleva a cabo en cumplimiento con los requisitos legales y respetando los derechos e intereses del titular de los datos. No procesamos datos de manera que induzca a error o tergiverse su propósito.
- Transparencia: Todas las etapas del procesamiento de datos son rastreables y abiertas a revisión.
- Limitación del propósito: Los datos se procesan únicamente para el propósito específico que ha sido determinado y comunicado previamente al titular de los datos.
- Minimización de datos: Recopilamos solo los datos necesarios para el propósito especificado, y los conservamos únicamente durante el tiempo que sea necesario en función de la base legal y el propósito comunicado al titular de los datos.
- Exactitud: Nos esforzamos por asegurar que la información que almacenamos sea precisa. Proporcionamos derechos para corrección, restricción y eliminación. La precisión del material transcrito y subtitulado es aproximadamente del 90%, dependiendo de la calidad de la grabación de audio (por ejemplo, el tipo de micrófono utilizado), las condiciones de la grabación (por ejemplo, la cantidad de ruido de fondo), la claridad e inteligibilidad del discurso en el material de audio o video (por ejemplo, la articulación o el volumen del hablante), entre otros factores. Nuestra empresa no altera los textos; el contenido se mantiene tal como lo procesa la aplicación y lo edita el usuario.
- Limitación del almacenamiento: Los datos se conservan solo durante el tiempo necesario para cumplir con su propósito.
- Integridad y confidencialidad: Restringimos el acceso a los datos solo a aquellas personas que lo necesiten para realizar servicios o cumplir con el propósito especificado.
¿Por qué se procesan mis datos?
Usted ha contactado a nuestra empresa de manera electrónica y está utilizando la aplicación del sistema de reconocimiento de voz Alrite. Al hacerlo, se establece un contrato entre usted y nuestra empresa para el uso de la aplicación. Los términos de este contrato se detallan en los términos de uso, las condiciones generales, o en un acuerdo individual concluido con usted. Por lo tanto, la base legal para el procesamiento de datos es el Artículo 6 (1) b) del GDPR.
Si se suscribe a nuestro boletín informativo o proporciona una recomendación, procesaremos sus datos basándonos en su consentimiento. Por lo tanto, de acuerdo con el Artículo 6 (1) a) del GDPR, la base legal para el procesamiento de datos es su consentimiento.
Tenga en cuenta que, después de eliminar sus datos personales, conservaremos su dirección de correo electrónico durante un año adicional, de conformidad con el interés legítimo establecido en el Artículo 6 (1) f) del GDPR. Esto es para prevenir el mal uso de nuestra versión gratuita.
¿Cómo y con qué propósito procesamos sus datos?
Solo procesaremos los datos personales y la información que nos proporcione para el propósito específico para el cual fueron entregados. Estos datos se utilizarán únicamente para comunicarnos con usted, cumplir con sus solicitudes y proporcionarle nuestros servicios. Los propósitos del procesamiento de datos incluyen el uso de la aplicación, la mejora de la aplicación basándonos en sus comentarios, o, con su consentimiento, el envío de materiales informativos.
El compromiso de nuestra empresa con procesos empresariales responsables, la gestión documental y la seguridad de los datos se refleja en nuestra certificación ISO 27001, uno de los estándares más reconocidos en el mundo para la seguridad de la información. Asegurar la seguridad y calidad de nuestros servicios siempre ha sido una prioridad, y esta certificación confirma que nuestros sistemas y procesos cumplen con los más altos estándares internacionales y mejores prácticas en protección de datos. Nuestra empresa almacena los datos electrónicamente en un servidor seguro, equipado con las medidas de seguridad adecuadas. Ningún dato se almacena en formato impreso.
Dado que el servidor utilizado para el almacenamiento es propiedad de Régens S.A., nuestro subcontratista, ninguna persona no autorizada puede acceder a los datos. La seguridad se mejora aún más con el sitio web de la aplicación Alrite, que está protegido por el Protocolo Seguro de Transferencia de Hipertexto (HTTPS). Este protocolo garantiza la integridad y confidencialidad de los datos entre la computadora del usuario y el sitio web. Los datos enviados a través de HTTPS están protegidos por el protocolo de Seguridad de la Capa de Transporte (TLS), que proporciona tres capas clave de protección:
- Cifrado: El protocolo cifra los datos transmitidos, protegiéndolos contra accesos no autorizados.
- Integridad de los datos: El sistema detecta cualquier modificación o infección no autorizada durante la transmisión de los datos.
- Autenticación: El protocolo verifica que los usuarios se están comunicando con el sitio web correcto, proporcionando protección contra ataques de hombre en el medio (MITM).
Los textos generados a partir de archivos de audio y video procesados en los paquetes de suscripción pueden ser traducidos automáticamente a otros idiomas por un proveedor de servicios externo (DeepL). Al utilizar la función de traducción automática, tenga en cuenta la política de privacidad de DeepL y la información sobre el controlador de datos, que puede consultarse en el siguiente enlace: Política de Privacidad de DeepL.
Además, las funciones de generación de resúmenes y extracción de palabras clave, disponibles solo en los paquetes Plus, Premium y Professional, están soportados por el proveedor de servicios OpenAI. Los datos solo saldrán de los servidores de Régens S.A. cuando una interacción iniciada por el usuario active la extracción de palabras clave o la generación de resúmenes. Puede leer la Política de Privacidad de OpenAI aquí: Política de Privacidad de OpenAI.
La aplicación utiliza un servicio externo, IP2Location LITE Database, para intentar localizar su ubicación geográfica basándose en su dirección IP. Esta información se utiliza a efectos del contrato con usted para preestablecer automáticamente la divisa durante el proceso de suscripción, haciéndolo más cómodo para usted al ahorrarle el paso de seleccionar manualmente una divisa. Sin embargo, esto sólo ocurrirá si no se ha suscrito anteriormente. Si se ha suscrito anteriormente, se seleccionará por defecto la última moneda utilizada. Para más información, consulte la base de datos IP2Location LITE.
Tenga en cuenta que Alrite ofrece la capacidad de generar versiones de texto en tiempo real para eventos en vivo, como presentaciones, conferencias, transmisiones y videos en línea. Para los espectadores de estas transmisiones procesadas a través de la aplicación Alrite, las transcripciones y subtítulos generados a partir del audio en vivo (que pueden incluir datos personales) pueden ser accedidos y seguidos a través de un enlace público, y el video incrustado también puede estar disponible en ciertos casos. Esto significa que el material transcrito y subtitulado se vuelve accesible públicamente. Si no es el controlador de datos o propietario de los derechos de autor del material original, verifique las políticas de protección de datos del propietario del contenido original antes de compartir o procesar públicamente eventos en vivo, transmisiones o videos en línea. Si es el propietario legítimo del material procesado en tiempo real, debe tomar las medidas necesarias de acuerdo con estas disposiciones, así como su propio criterio y preferencias de gestión de datos.
Lea detenidamente la información de gestión de datos proporcionada por los proveedores de servicios externos, ya que Régens S.A. no tiene influencia sobre sus actividades o gestión de datos y, por lo tanto, no asume ninguna responsabilidad por ellos.
Información sobre la eliminación de archivos y derechos
Los materiales de audio y video subidos como parte del paquete Starter, junto con los archivos de texto relacionados, se almacenan en la base de datos de la aplicación durante 7 días.
En cuanto al tiempo de almacenamiento en los paquetes de usuario, los archivos procesados con el paquete Lite se almacenan hasta por 1 mes, mientras que los archivos asociados con los paquetes Plus y Prime se retienen por 6 meses. En los paquetes Premium y Professional, los archivos se almacenan durante 1 año, a menos que el suscriptor (usuario) decida eliminar alguno (o todos) antes.
Las conversaciones del chatbot se retienen en los servidores de la empresa durante hasta 1 año, después de lo cual se eliminan de manera irreversible.
Finalmente, las transcripciones generadas a partir de transmisiones (utilizando una función disponible exclusivamente con el paquete Professional) se almacenan en el sistema durante un máximo de 30 días.
Una vez eliminados, los archivos serán eliminados permanentemente y no estarán accesibles ni se podrán restaurar dentro del sistema Alrite o la base de datos de la aplicación.
Los archivos subidos al sistema o grabados a través de la aplicación, así como los archivos de texto relacionados, son eliminados automáticamente por el sistema después del período de almacenamiento especificado en el paquete de suscripción.
Solo el usuario que subió el archivo o los miembros de la cuenta empresarial correspondiente, con los roles y derechos necesarios, pueden acceder a los materiales de audio o video subidos o grabados en la aplicación Alrite, junto con los archivos de texto asociados.
Los usuarios tienen el derecho exclusivo de ver, descargar y utilizar los archivos de audio, video y texto para cualquier propósito. Estos archivos no pueden ser accesibles por ninguna otra persona, incluidos los administradores actuales, los desarrolladores de software de Alrite o los científicos de datos involucrados en el desarrollo de los algoritmos de reconocimiento de voz basados en IA. El acceso a estos archivos solo está permitido con el consentimiento expreso del usuario, generalmente para tareas de mantenimiento o resolución de problemas.
Además, los desarrolladores no utilizarán estos archivos para mejorar los algoritmos de procesamiento de voz y palabras basados en aprendizaje profundo del sistema Alrite ni para fines de desarrollo funcional. En su lugar, se utilizarán otros procedimientos y archivos de datos accesibles públicamente para tales mejoras.
Tenga en cuenta que si los usuarios con acceso al(los) documento(s) eligen publicar el(los) archivo(s), estos pueden estar disponibles a través de un enlace URL accesible para cualquier persona con el enlace. Esto significa que el(los) archivo(s) también pueden compartirse con personas que no tienen una cuenta en Alrite. En este contexto, el usuario o la cuenta que comparte el archivo se considera el controlador de datos, por lo que si comparte un archivo que contiene datos personales, asegúrese de cumplir con las normativas de gestión de datos relevantes. Para las cuentas empresariales, también revise los requisitos internos de gestión de datos antes de compartir archivos desde la cuenta conjunta.
Eliminación de una cuenta
Los datos personales proporcionados durante el registro (y cualquier dato añadido o editado posteriormente) se almacenarán durante el tiempo que se utilice la aplicación, es decir, mientras la cuenta permanezca activa. Estos datos se eliminarán solo después de 1 año de uso continuo de la versión Starter – ya sea tras el registro o después de la expiración de su última suscripción – o si el usuario es eliminado de la cuenta, o si la cuenta misma es eliminada.
Puede eliminar su cuenta de usuario o perfil de nuestro sistema en cualquier momento haciendo clic en el ícono de la papelera en la sección Mi información del menú Perfil. Los datos electrónicos se eliminarán de manera que no puedan ser restaurados. Si encuentra algún problema durante el proceso de eliminación, le asistiremos en la eliminación de sus datos a solicitud.
Tenga en cuenta que, después de la eliminación, solo su dirección de correo electrónico permanecerá en nuestro sistema; todos los demás datos personales serán eliminados de manera permanente e irreversible.
Su dirección de correo electrónico proporcionada durante el registro se eliminará automáticamente al final del primer año siguiente a la terminación de su perfil o la expiración de su cuenta gratuita Starter. Los datos electrónicos serán eliminados de una manera que garantice que no puedan ser restaurados.
¿Qué debería saber sobre las cookies y otros registros?
El Controlador de datos utiliza cookies en su sitio web para mejorar su experiencia en línea y facilitar la comunicación. La empresa utiliza una herramienta de análisis llamada Google Analytics, cuyas regulaciones se pueden encontrar aquí: Política de Privacidad de Google.
Además, al utilizar nuestras aplicaciones, su navegador puede enviarnos automáticamente información como la URL de la página web accedida y registros de actividad cuando abre o interactúa con una dirección web. También podemos recibir datos sobre el hardware que está utilizando, incluyendo su tipo, sistema operativo, configuraciones e identificadores únicos. Esta información depende de la configuración de su dispositivo; por lo tanto, recomendamos revisar las pautas de tecnología de la información y seguridad de su dispositivo antes de utilizarlo.
Régens S.A. está comprometido con la transparencia respecto a las cookies en su sitio web y busca su consentimiento para su uso. No recopilamos ni almacenamos datos obtenidos de las cookies, ni participamos en la creación de perfiles o toma de decisiones automatizadas basadas en esta información. Además, no utilizamos estos datos para identificar preferencias individuales.
¿Qué debería saber cuando me suscribo a un servicio de boletín informativo?
Régens S.A. enviará boletines informativos, que generalmente contienen información sobre sus servicios y productos, solo cuando los interesados hayan proporcionado su consentimiento al marcar la casilla dedicada a través de correo electrónico o en línea. En la parte baja de cada boletín, se informa a los destinatarios sobre sus derechos, incluida la opción de cancelar la suscripción. En caso de cancelar la suscripción de la lista de boletines, nuestra empresa eliminará los datos de la persona quién ha cancelado su suscripción relacionados con los boletines y ya no los recibirá.
¿Cómo se procesa la información si proporciono una recomendación a la empresa?
Agradeceríamos mucho que compartiera su experiencia positiva como recomendación, permitiéndonos publicarla. Para garantizar la autenticidad, incluiremos su nombre o el nombre de su empresa, junto con su puesto de trabajo, siempre que nos haya dado su consentimiento a través de correo electrónico o marcando la casilla correspondiente en línea. Su recomendación solo se publicará en las plataformas que usted especifique. Permanecerá procesada hasta que retire su consentimiento. Si desea retirar su consentimiento para la publicación, infórmenos por correo electrónico a gdpr@regens.hu. En tales casos, su recomendación será eliminada dentro de tres días laborables.
¿Qué derechos tengo respecto al procesamiento de mis datos?
Derecho a la información
Usted tiene el derecho de ser informado de manera comprensible sobre las razones del procesamiento de datos, los tipos de datos que procesamos y la duración del procesamiento. Para proporcionarle esta información, requerimos identificación. Puede obtener esta información en persona durante las horas de oficina previamente acordadas o mediante una solicitud escrita.
Para una solicitud escrita, tenga en cuenta lo siguiente:
- Se requieren dos testigos para validar la solicitud.
- Para solicitudes electrónicas, podemos aceptar solicitudes enviadas desde su dirección de correo electrónico registrada.
Si ninguna de las opciones es viable, por favor presente una solicitud escrita autorizada por dos testigos a través de correo postal. Satisfaremos su solicitud de forma gratuita dentro de los 15 días posteriores a su recepción.
Disposición de los datos: derecho a la rectificación, derecho de oposición, derecho a la restricción y eliminación, portabilidad de datos
A solicitud del interesado, nuestro subcontratista Régens S.A. corregirá o complementará rápidamente cualquier dato personal inexacto.
El interesado tiene derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales en cualquier momento, basándose en el interés público, la ejecución de un servicio público o el interés legal. El controlador de datos puede continuar procesando los datos solo si puede demostrar que existen motivos legítimos y apremiantes para el procesamiento que prevalecen sobre los intereses, derechos y libertades del interesado o que son necesarios para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales. Si el interesado se opone al procesamiento de datos personales con fines de marketing directo, los datos ya no se procesarán para esos fines.
A solicitud del interesado, el controlador de datos restringirá el procesamiento cuando se impugne la exactitud de los datos, cuando el procesamiento sea ilícito pero el interesado solicite restricción en lugar de eliminación, cuando el controlador de datos ya no tenga una base legal para el procesamiento pero el interesado lo solicite para el ejercicio de un derecho, o durante el período de investigación mientras se espera una decisión sobre la legalidad del procesamiento tras una objeción del interesado. Se informará al interesado cuando se levante la restricción.
Si no desea que se procesen sus datos personales, puede eliminarlos de su perfil, lo que puede resultar en la eliminación de toda la cuenta. Tras la retirada del consentimiento o una objeción por parte del interesado, el controlador eliminará rápidamente los datos personales del interesado, a menos que el procesamiento siga siendo necesario por otro motivo legal o esté justificado en interés público o sea necesario para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales. Los datos también deben ser eliminados si han sido procesados de manera ilícita o si la eliminación es requerida por la ley.
Régens S.A. informará al interesado sobre la corrección, restricción o eliminación de los datos, a menos que resulte imposible o requiera un esfuerzo desproporcionado.
Recurso legal
El interesado tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad designada para este propósito:
Para Controlador de datos: Autoridad Nacional de Protección de Datos y Libertad de Información
En caso de una decisión o inacción por parte de la autoridad, el interesado puede apelar ante el tribunal. El interesado tiene derecho a emprender acciones legales en casos de procesamiento ilegal de sus datos personales.
¿Puede una tercera persona no autorizada acceder a mis datos personales?
Si sus datos han sido comprometidos o están en riesgo de ser comprometidos por un tercero no autorizado, esto se denomina una filtración de datos.
Desde su creación, nuestra empresa no ha experimentado ningún incidente de privacidad. Sin embargo, existe un riesgo posible, aunque poco probable, de que ocurra un incidente en nuestro proveedor de servicios en la nube o que el nombre de usuario y la contraseña de un colega sean robados.
Para prevenir tales situaciones, el Controlador de datos y su subcontratista, Régens S.A., adopta las siguientes medidas:
- El acceso a los datos personales está restringido únicamente a aquellas personas cuyas funciones lo requieran estrictamente. El acceso está protegido por nombres de usuario y contraseñas únicos.
- Se realiza un monitoreo continuo de nuestros servidores y sistemas de seguridad informática. Exigimos que nuestros proveedores de servicios de TI implementen medidas de seguridad adecuadas y seleccionamos cuidadosamente proveedores de servicios en la nube confiables.
- Los empleados son informados sobre las medidas de protección de datos necesarias y son educados sobre cómo proteger adecuadamente sus nombres de usuario, contraseñas y otros protocolos de seguridad de la información.
Fecha: Budapest, 14/07/2021
Puesta al día: Budapest, 22/11/2024
Information about data processing of Alrite
We kindly request that you carefully read the following information on data processing. In this document, our company informs users of the ‘Alrite’ application about how their data is processed and protected, as well as the rights of data subjects.
If you are under the age of 18, please review this privacy policy with your legal guardian and provide your consent only with their approval.
If you have any questions or comments, please contact us using the information provided below.
Company data:
Company name: Regens Web Solutions Ltd.
Address: 55 Loudoun Road, St John’s Wood, London, NW8 0DL
Phone number: +36 1 205 3090
Website: www.regens.co.uk
Email: info@regens.com
Subcontractor:
Company name: Régens Zrt.
Address: 1117 Budapest, Prielle Kornélia utca 19/D
Phone number: +36 1 205 3090
Website: www.regens.com
Email: info@regens.com
Contact details for data management matters:
Email: gdpr@regens.hu
Phone number: +36 1 205 3090
Data processor as subcontractor in fulfilling the service:
See Subcontractor.
Who are we to whom you entrust your personal data?
Regens Web Solutions Ltd. is a company registered in England, with its headquarters also located in England, primarily providing information technology services as its core business.
Whose data are subject of data processing and why?
Our data processing policy governs the handling of personal data, specifically any data processing in which our company acquires information that can be linked to or used to identify an individual.
Through the use of the Alrite application, there are several ways in which our company may acquire personal data.
- During registration, we may collect your name and contact information (typically your email address and possibly your phone number).
- When uploading and storing materials, the content itself (audio or video files, or the text version created during the use of the application) may contain personal data. These materials are uploaded by you, and their content is not controlled by Régens Web Solutions Ltd.
- If you provide feedback or a recommendation regarding the application, we may process your name, email address, employer, and job title.
- If you subscribe to our newsletter, we may process your name and email address.
- If you use our chatbot service (Alrite Assistant), the chatbot may process the information provided in the conversation, including any personal data shared in your messages.
- If you have a business account, the creator of the account may assign company admin or superuser privileges to individual users. Users with company admin rights will have access to the personal data of all users under the joint account, including names, email addresses, and possibly other details such as company information or uploaded and processed files. These admins are considered separate data controllers for data management purposes. A superuser, however, does not have access to personal data, but can view and manage uploaded materials within the account. Before accepting this privacy notice, please consult with your company regarding the data handling responsibilities of users with company admin or superuser rights.
- If you contact our company via email or through one of our contact forms (whether on the website or within the application) to request information or a quote, we may collect personal data such as your name and contact information (typically an email address and, in some cases, a phone number), as well as the subject or purpose of your request. The legal basis for this processing is the preparation of a potential contract. The data will be processed solely for the purpose of fulfilling your request. Data submitted through the application will not be stored and will be deleted once we have responded. Inquiries received via email are stored on our secure servers and reviewed during the annual data audit, at which point they will be deleted if no further legal basis for their processing exists.
- If you report an error encountered while using the application and share the data sheet of the file on which the error occurred, we may access the data within the file during the investigation or resolution process. This data will be processed exclusively for the duration of the error investigation and for the purpose of correcting the error. The legal basis for this processing is the performance of the contract with you. We recommend that you evoke access to the file’s data sheet from customer support team once the error has been investigated and resolved.
All data we process is provided directly by you.
Which regulations govern the data processing?
According to the sunset clause in the adequacy decision between the European Union and United Kingdom we apply the following regulations:
- Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation)
- UK-GDPR: Data Protection Regulation Act 2018
- Act CXII of 2011 on the Right of Informational Self-Determination and on Freedom of Information
- Positions of the Commission’s Working Party 29, the European Data Protection Board and the European Data Protection Supervisor (EDPS)
What principles do we follow when processing your data?
Our company processes data in accordance with GDPR regulations and the following principles:
- Lawfulness: We ensure that data processing has a legal basis as required by the regulation, meaning there is a legitimate reason for processing.
- Fairness: Data processing is carried out in compliance with legal requirements and with respect to the rights and interests of the data subject. We do not process data in a way that misleads or misrepresents its purpose.
- Transparency: All stages of data processing are traceable and open for review.
- Purpose Limitation: Data is processed solely for the specific purpose that has been determined and communicated to the data subject in advance.
- Data Minimalization: We collect only the data necessary for the specified purpose, and retain it only for as long as is needed based on the legal basis and purpose communicated to the data subject.
- Accuracy: We strive to ensure that the information we store is accurate. We provide rights for correction, restriction, and deletion. The accuracy of the transcribed and captioned material is approximately 90%, depending on the quality of the audio recording (e.g., the type of microphone used), the conditions of the recording (e.g. the amount of background noise), the clarity and intelligibility of the speech in the audio or video material (e.g. articulation or the speaker’s volume), among other factors. Our company does not alter texts; the content remains as processed by the application and edited by the user.
- Storage Limitation: Data is retained only for the time necessary to fulfill its purpose.
- Integrity and Confidentiality: We restrict access to data to individuals who require it to perform services or fulfill the specified purpose.
Why is my data processed?
You have contacted our company electronically and are using the Alrite speech recognition system application. By doing so, a contract is established between you and our company for the use of the application. The terms of this contract are outlined in the terms of use, general terms and conditions, or in a separate individual agreement concluded with you. As such, the legal basis for data processing is Article 6 (1) b) of the GDPR.
If you subscribe to our newsletter or provide a recommendation, we will process your data based on your consent. Therefore, under Article 6 (1) a) of the GDPR, the legal basis for data processing is your consent.
Please note that after deleting your personal data, we will retain your email address for an additional year, in accordance with the legitimate interest outlined in Article 6 (1) f) of the GDPR. This is to prevent misuse of our free version.
How and for what purpose do we process your data?
We will only process the personal data and information you provide to us for the specific purpose for which it was given. This data will be used solely to communicate with you, fulfill your requests, and provide you with our services. The purposes of data processing include using the application, improving the application based on your feedback, or, with your consent, sending you informational materials.
Our company’s commitment to responsible business processes, documentation management, and data security is reflected in our ISO 27001 certification, one of the world’s most recognized standards for information security. Ensuring the security and quality of our services has always been a top priority, and this certification confirms that our systems and processes adhere to the highest international standards and best practices in data protection. Our company stores data electronically on a secure server equipped with appropriate security measures. No data is stored in printed format.
Since the server used for storage is owned by Régens Zrt., our subcontractor, no unauthorized individuals can access the data. Security is further enhanced by the Alrite application website, which is protected by the Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS). This protocol ensures data integrity and confidentiality between the user’s computer and the website. Data sent via HTTPS is safeguarded by the Transport Layer Security (TLS) protocol, which provides three key layers of protection:
- Encryption: The protocol encrypts transmitted data, protecting it from unauthorized access.
- Data Integrity: The system detects any unauthorized modifications or infections during data transmission.
- Authentication: The protocol verifies that users are communicating with the correct website, providing protection against Man-in-the-Middle (MITM) attacks.
The texts generated from audio and video files processed in the subscription packages can be automatically translated into other languages by an external service provider (DeepL). When using the automated translation feature, please be aware of DeepL’s privacy policy and the data controller’s information, which can be found at the following link: DeepL Privacy Policy
Additionally, the summary generation and keyword extraction features available only in Plus, Premium and Professional packages are supported by the OpenAI service provider. Data will only leave the servers of Régens Zrt. when a user-initiated interaction triggers keyword extraction or summary generation. You can read OpenAI’s Privacy Policy here: OpenAI Privacy Policy
The application uses an external service, IP2Location LITE Database, to attempt to locate your geographical location based on your IP address. This information is used for the purposes of the contract with you to automatically preset the currency during the subscription process, making it more convenient for you by saving you the step of manually selecting a currency. However, this will only occur if you have not previously subscribed. If you have subscribed before, the last used currency will be selected by default. For more information, please refer to the IP2Location LITE Database.
Please note that Alrite offers the capability to generate text versions in real-time for live events, such as presentations, lectures, broadcasts, and online videos. For viewers of these broadcasts processed through the Alrite application, transcripts and captions generated from the live audio (which may include personal data) can be accessed and followed via a public URL, and the embedded video may also be available in certain cases. This means that the transcribed and captioned material becomes publicly accessible. If you are not the data controller or copyright owner of the original material, please verify the data protection policies of the original content owner before publicly sharing or processing live events, broadcasts, or online videos. If you are the rightful owner of the material processed in real-time, you should take any necessary actions in accordance with these provisions, as well as your own discretion and data management preferences.
Please read the data management information provided by external service providers carefully, as Régens Web Solutions Ltd. has no influence over their activities or data management and therefore does not assume any responsibility for them.
Information on file deletion and rights
Audio and video materials uploaded as part of the Starter package, along with related text files, are stored in the application database for 7 days.
As for the storage time of user packages, files processed with the Lite package are stored for up to 1 month, while files associated with the Plus and Prime packages are retained for 6 months. In the Premium and Professional packages, files are stored for 1 year, unless the subscriber (user) chooses to delete any (or all) of them earlier.
Chatbot conversations are retained on the company’s servers for up to 1 year, after which they are irretrievably deleted.
Last but not least, transcripts generated from broadcasts (using a feature available exclusively with the Professional package) are stored in the system for up to 30 days.
Once deleted, files will be permanently destroyed and will no longer be accessible or restorable within the Alrite system or the application database.
Files uploaded to the system or recorded through the application, as well as related text files, are automatically deleted by the system after the storage period specified in the subscription package.
Only the uploading user, or members of the given business account with the appropriate roles and necessary rights, can access the audio or video materials uploaded or recorded in the Alrite application, along with the associated text files.
Users hold the exclusive right to view, download, and utilize audio, video, and text files for any purpose. These files cannot be accessed by anyone else, including current administrators, Alrite software developers, or data scientists involved in developing the AI-based speech recognition algorithms. Access to these files is only permitted with the explicit consent of the user, typically for servicing or troubleshooting purposes.
Additionally, developers will not use these files to enhance the deep learning-based voice and word processing algorithms of the Alrite system or for any functional development purposes. Instead, other procedures and publicly accessible data files will be utilized for such improvements.
Please note that if users with access to the document(s) choose to publish the file(s), they can be made available via a URL accessible to anyone with the link. This means the file(s) can also be shared with individuals who do not have an Alrite account. In this context, the user or account that shares the file is considered a data controller, so if you share a file containing personal data, please ensure compliance with the relevant data management regulations. For business accounts, please also review the internal data management requirements before sharing files from the joint account.
Deleting an account
Personal data provided during registration (and any data added or edited later) will be stored for the duration of the application’s use, meaning as long as the account remains active. This data will be deleted only after 1 year of continuous use of the Starter version – either after registration or following the expiration of your last subscription – or if the user is removed from the account, or if the account itself is deleted.
You can delete your user account or profile from our system at any time by clicking on the trash can icon within the My info section of the Profile menu. The electronic data will be deleted in such a way that it cannot be restored. If you encounter any issues during the deletion process, we will assist you in deleting your data upon request.
Please note that after deletion, only your email address will remain in our system; all other personal data will be permanently and irreversibly deleted.
Your email address provided during registration will be automatically deleted at the end of the first year following the termination of your profile or the expiration of your free Starter account. The electronic data will be deleted in a way that ensures it cannot be restored.
What should I know about cookies and other loggings?
Régens Web Solutions Ltd., and its subcontractor Régens Zrt. employ cookies on its website to enhance your online experience and facilitate communication. The company utilizes an analytics tool called Google Analytics, and its regulations can be found here: Google Privacy Policy
Furthermore, while using our applications, your browser may automatically send us information such as the URL of the webpage accessed and activity logs when you open or interact with a web address. We may also receive data regarding the hardware you are using, including its type, operating system, settings, and unique identifiers. This information is contingent upon your device settings; therefore, we recommend reviewing your device’s information technology and security guidelines prior to use.
Régens Zrt. is committed to transparency regarding cookies on its website and seeks your consent for their use. We do not collect or store data obtained from cookies, nor do we engage in profiling or automated decision-making based on this information. Additionally, we do not utilize this data to identify individual preferences.
What should I know when I sign up for a newsletter service?
Régens Zrt. will send newsletters, typically containing information about its services and products, only when data subjects have provided their consent by checking the dedicated box via email or online. At the bottom of each newsletter, recipients are informed of their rights, including the option to unsubscribe. In the event of unsubscribing from the newsletter list, our company will delete the data of the unsubscribed individual related to the newsletters and will no longer receive them.
How is the data processed if I provide a recommendation to the company?
We would greatly appreciate it if you could share your positive experience as a recommendation, allowing us to publish it. To ensure authenticity, we will include your name or the name of your company, along with your job title, provided you have given us consent via email or by checking the appropriate box online. Your recommendation will only be posted on the platforms you specify. It will remain processed until you withdraw your consent. Should you wish to withdraw your consent for publication, please inform us by email at gdpr@regens.hu. In such cases, your recommendation will be deleted within three business days.
What kind of rights do I have regarding processing my data?
Right to information
You have the right to be informed in a comprehensible manner about the reasons for data processing, the types of data we process, and the duration of processing. To provide you with this information, we require identification. You may obtain this information in person during previously agreed office hours or by submitting a written request.
For a written request, please note the following:
- Two witnesses are required to validate the request.
- For electronic requests, we can accept requests sent from your registered email address.
If neither option is feasible, please submit a written request authorized by two witnesses via postal mail. We will fulfill your request free of charge within 15 days of receipt.
Disposition with the data: right to rectification, right to object, right to restriction and erasure, data portability
Upon request by the data subject, our subcontractor, Régens Zrt. will promptly correct or supplement any inaccurate personal data.
The data subject has the right to object to the processing of his or her personal data at any time based on public interest, public service execution, or legal interest. The data controller may continue processing the data only if it can demonstrate that there are compelling legitimate grounds for the processing that override the interests, rights, and freedoms of the data subject or that are necessary for the establishment, exercise, or defense of legal claims. If the data subject objects to the processing of personal data for direct marketing purposes, the data will no longer be processed for those purposes.
At the request of the data subject, the data controller shall restrict processing when the accuracy of the data is contested, when processing is unlawful but the data subject requests restriction rather than erasure, when the data controller no longer has a legal basis for processing but the data subject requests it for the exercise of a right, or during the period of investigation while awaiting a decision on the lawfulness of the processing following an objection by the data subject. The data subject will be informed when the restriction is lifted.
If you do not wish for your personal data to be processed, you can delete it from your profile, which may result in the deletion of the entire account. Upon withdrawal of consent or an objection by the data subject, the controller will promptly erase the personal data concerning the data subject, unless the processing is still necessary for another legal ground or is justified in the public interest or necessary for the establishment, exercise, or defense of legal claims. The data must also be erased if it has been unlawfully processed or if erasure is required by law.
Régens Web Solutions Ltd. will inform the data subject about the correction, restriction, or erasure of the data unless it proves impossible or requires disproportionate effort.
Legal remedy
The data subject is entitled to submit a complaint to the authority designated for this purpose:
National Data Protection and Freedom of Information Authority
- Phone number: +36 1 391 1400
- Address: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
In the event of a decision or inaction by the authority, the data subject may appeal to the court. The data subject has the right to take legal action in cases of unlawful processing of their personal data.
May an unauthorized third person access my personal data?
If your data has been compromised or is at risk of being compromised by an unauthorized third party, this is referred to as a data breach.
Since its inception, our company has not experienced any privacy incidents. However, there remains a possible, albeit unlikely, risk that an incident may occur at our cloud service provider or that a colleague’s username and password may be stolen.
To prevent such occurrences, Regens Web Solutions Ltd. and its subcontractor, Régens Zrt. undertake the following measures:
- Access to personal data is restricted solely to individuals whose roles strictly require it. Access is protected by unique usernames and passwords.
- Continuous monitoring of our servers and IT security systems is conducted. We mandate that our IT service providers implement adequate security measures, and we carefully select trusted cloud service providers.
- Employees are informed about necessary data protection measures and are educated on how to properly safeguard their usernames, passwords, and other information security protocols.
Date: Budapest, 14/07/2021
Updated: Budapest, 22/11/2024
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