Egy közgyűlési vagy bizottsági ülés jegyzőkönyvének elkészítése komoly adminisztratív feladat. A pontos, szó szerinti leirat nemcsak belső dokumentációs célokat szolgál, hanem az átlátható, jogszerű és visszakereshető döntéshozatal egyik alapja is.
A Főpolgármesteri Hivatal munkájában kiemelten fontos, hogy az önkormányzati döntések előkészítése és végrehajtása megfelelően dokumentálva legyen. A Fővárosi Közgyűlés bizottsági ülésein és egyes további egyeztetéseken elhangzó hozzászólásokról szó szerinti jegyzőkönyv készül, amely előállítása korábban jelentős idő- és humánerőforrás-ráfordítást igényelt.
Az Alrite ebben a folyamatban nyújt támogatást: a beszédfelismerő alkalmazás az ülések hanganyagából rövid idő alatt használható, szerkeszthető nyers leiratot készít.
A kihívás: időigényes manuális leiratkészítés
A Főpolgármesteri Hivatal feladata az önkormányzati döntések előkészítése és végrehajtása. Ehhez szorosan kapcsolódik az üléseken elhangzottak pontos dokumentálása is.
Korábban az ülések hanganyagait jellemzően a Hivatal munkatársai gépelték le, ritkább esetben pedig gyorsírók szolgáltatásait vették igénybe. A szó szerinti jegyzőkönyvek elkészítése azonban jelentősen igénybe vette a rendelkezésre álló humánerőforrás-kapacitást.A legnagyobb nehézséget az jelentette, hogy az ülések után nem állt azonnal rendelkezésre egy használható írásos leirat. A munkatársaknak gyakran a teljes hanganyag manuális feldolgozásával kellett kezdeniük, mielőtt továbbléphettek volna az adminisztratív és egyéb kapcsolódó feladatokra.
A manuális jegyzőkönyv-készítés több szempontból is kihívást jelentett:
- hosszú hanganyagokat kellett pontosan feldolgozni,
- a leiratok elkészítése sok munkaórát vett igénybe,
- az utólagos ellenőrzés és javítás tovább növelte az adminisztratív terhet, mivel az ülések után nem állt azonnal rendelkezésre egy jól használható, írott anyag.
Bár a Hivatal kialakított munkafolyamatai megfeleltek a jogszabályi előírásoknak, szükség volt egy hatékonyabb megoldásra, amely a munkatársak további leterhelése nélkül gyorsítja a leiratkészítést.
A megoldás: beszédfelismerő alkalmazások
A Főpolgármesteri Hivatal több beszédfelismerő szolgáltatást nyújtó piaci szereplőt is feltérképezett, majd a rendelkezésre álló alkalmazásokat gyakorlati szempontok alapján tesztelte.
A kiválasztás során különösen fontos szempont volt:
- a leiratkészítés pontossága,
- a minél alacsonyabb utólagos javítási igény,
- az egyszerű kezelhetőség,
- valamint az, hogy a megoldás könnyen beilleszthető legyen a meglévő munkafolyamatokba.
Following these evaluations, Alrite proved to be the most suitable solution for the office. According to the team’s feedback, Alrite recognized and transcribed spoken content with fewer errors than the competing solutions they tested, reducing the time and effort needed for subsequent corrections.
Hogyan támogatja az Alrite a Hivatal munkáját?
A Főpolgármesteri Hivatal jelenleg elsősorban az Alrite beszédfelismerő funkcióját használja. Az alkalmazás az üléseken elhangzott hozzászólások szó szerinti leiratának elkészítésében segíti a munkatársakat. A folyamat lényege egyszerű: az ülés hanganyaga bekerül az Alrite rendszerébe, amely rövid idő alatt egy írott nyers leiratot készít az elhangzott beszédből. Ez a leirat már közvetlenül használható alapot ad a további ellenőrzéshez, javításhoz és jegyzőkönyv-készítéshez.
A Hivatal számára különösen fontos előny, hogy az Alrite nemcsak hosszabb dokumentációs feladatoknál hasznos, hanem az ülések után jelentkező azonnali teendőkben is támogatást nyújt.
„Az Alrite alkalmazás egyik előnye számunkra az, hogy percek alatt tud az elhangzott beszédből olyan írott, nyers, de mégis használható leiratot készíteni, ami segíti az ülések után jelentkező azonnali feladatok megoldását.”
– Főpolgármesteri Hivatal
Gyorsabb munkafolyamatok, kevesebb adminisztratív teher
Az Alrite bevezetése a korábban alkalmazott megoldásokhoz képest kevésbé terheli a munkatársakat és gyorsítja a munkafolyamatokat.
A Főpolgármesteri Hivatal tapasztalatai szerint az alkalmazás használatával:
- csökkent a kézi gépelésre fordított idő,
- mérséklődött a humánerőforrás-igény,
- kevesebb a munka a nyers leirat javításakor,
- gyorsabban rendelkezésre áll egy írott, visszakereshető anyag,
- gyorsabban rendelkezésre áll egy írott, visszakereshető anyag,
Bár a megtakarított idő pontos százalékos arányát nem részletezték, a mindennapi használatból származó visszajelzések alapján az Alrite érzékelhetően javította az értekezletek dokumentálásának hatékonyságát. Az egyik legértékesebb előny, hogy az értekezlet után azonnal rendelkezésre áll egy használható jegyzetvázlat, ami lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy folytassák feladataikat anélkül, hogy a teljes felvételt kézzel kellene legépelniük.
Miért fontos ez az önkormányzati működésben?
Az önkormányzati és közigazgatási munkában a jegyzőkönyv-készítés nem pusztán adminisztratív feladat. A pontos dokumentáció hozzájárul a döntéshozatal átláthatóságához, a jogszabályi megfeleléshez és a lakosság tájékoztatásához is.
A szó szerinti jegyzőkönyvek elkészítése különösen nagy figyelmet igényel, hiszen a testületi és bizottsági üléseken elhangzott hozzászólásoknak pontosan visszakereshető módon kell megjelenniük az írásos dokumentációban.
Az automatikus leiratkészítés ebben a környezetben nem a szakmai ellenőrzést váltja ki, hanem annak előkészítését segíti. Az Alrite által készített nyers leirat stabil kiindulási alapot ad a munkatársaknak, akik így nem a teljes hanganyag nulláról történő legépelésével kezdik a munkát, hanem egy már feldolgozott, szerkeszthető szövegből dolgozhatnak tovább.
Felhasználói visszajelzésekből fejlesztések
Az Alrite fejlesztése során kiemelt szerepet kapnak a visszajelzések. A Főpolgármesteri Hivatal tapasztalatai is hozzájárultak ahhoz, hogy az app még jobban támogassa a hosszabb hanganyagok ellenőrzését és a pontos leiratkészítést.
A visszajelzések alapján az Alrite-ban olyan megoldások váltak elérhetővé, amelyek segítik a bizonytalanul felismert vagy rosszul hallható részek gyorsabb azonosítását. Ez különösen hasznos a szó szerinti jegyzőkönyvek készítésénél, ahol a pontosság és az utólagos ellenőrizhetőség kiemelt jelentőségűek.
Egy másik fontos szempont az volt, hogy a felvételek áttekintése során beállítható legyen a hanglejátszás sebessége. A gyors beszéd lelassítása vagy a lassabb részek felgyorsítása lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a saját igényeiknek megfelelő tempóban haladjanak végig a felvételeken.
A fejlesztések eredményeként az Alrite még pontosabban illeszkedik a közigazgatási felhasználási környezethez: gyorsítja a leiratkészítést, csökkenti az utómunka terhét és támogatja a pontosabb, átláthatóbb dokumentáció elkészítését.
Próbáld ki az Alrite beszédfelismerő alkalmazást!
A Főpolgármesteri Hivatal esete jól szemlélteti, hogy az automatikus leiratozás hogyan segítheti azokat a közszektorbeli szervezeteket, amelyek rendszeresen készítenek szó szerinti ülésjegyzőkönyveket.
A jegyzőkönyv-készítés nem kell, hogy órákig tartó manuális feladat legyen. Az Alrite segítségével az elhangzott beszéd percek alatt írott, szerkeszthető leirattá alakítható, így a munkatársak több időt fordíthatnak az egyéb érdemi feladatokra.
Önkormányzatok, hivatalok és intézmények számára egyedi ajánlatokkal is segítjük, hogy a beszédfelismerés a meglévő munkafolyamatokhoz igazodva támogathassa a mindennapi működést.
Próbáld ki az Alrite-ot vagy kérj egyedi ajánlatot szervezeted számára!